Hromadná korešpondencia je úhľadný trik pochádzajúci z programu Outlook, ktorý umožňuje získavať údaje z externého zdroja, ako sú Tabuľky Google, a vytvárať prispôsobené e-maily viacerým príjemcom. Ak prevádzkujete malú firmu alebo chcete propagovať udalosť, je to skvelý spôsob, ako hromadne poslať ľuďom e-mail a zároveň to vyzerá tak, že ste každého poslali osobne. Tento osobný dotyk môže mať vážny pozitívny vplyv na reakcie.
Prečítajte si tiež náš článok Ako posielať viac e-mailov naraz v Gmaile
Nepoznám nikoho, kto nemá účet Gmail. Či už to používajú veľa alebo nie, väčšina z nás má nejaký účet Google so všetkými funkciami, ktoré so sebou prináša. Gmail je preto logickým miestom na nastavenie takejto kampane. Ukážem vám, ako tu.
Na efektívne využívanie hromadnej korešpondencie je potrebná šablóna plná e-mailových adries, mien a akýchkoľvek príloh. Toto sú údaje, ktoré Gmail vytiahne, aby vytvoril poštovú kampaň za vás. Pred nastavením samotnej kampane musíme do týchto údajov vyplniť hárok Google. Potom nakonfigurujeme službu Gmail na používanie.
Použiť hromadnú korešpondenciu pre Gmail
Aby to fungovalo, budete potrebovať doplnok Mail Merge pre Tabuľky Google. Nainštalujte ho a my sme dobrí.
Najprv musíme vytvoriť tabuľku, z ktorej Gmail vytiahne údaje na zlúčenie.
- Otvorte hárok Google, vyberte položku Doplnky a Hromadná korešpondencia s prílohami.
- Vyberte Vytvoriť šablónu zlúčenia a vytvorte zdroj hromadnej korešpondencie. Šablóna by mala obsahovať meno, priezvisko, e-mailovú adresu, prílohy k súborom, plánovaný dátum a stav. Ak chcete, môžete pridať ďalšie stĺpce.
- Vráťte sa späť do ponuky Hromadná korešpondencia s prílohami a vyberte možnosť Importovať Kontakty Google. Ak chcete, môžete do šablóny manuálne pridať alebo skopírovať a vložiť údaje.
Ak chcete zahrnúť prílohy, môžete prilepiť odkaz na prílohu z Disku Google do stĺpca Prílohy k súborom. Je zrejmé, že najprv musíte skontrolovať, či je skutočná príloha na Disku Google. Ak potrebujete pripojiť viac súborov, oddeľte každú adresu URL čiarkou.
Ak chcete naplánovať e-maily, pridajte do stĺpca Naplánovaný dátum dátum a čas. Formát bude mm / dd / rrrr hh: mm.
Nastavte Gmail
Teraz je vyplnená šablóna hromadnej korešpondencie, môžeme nakonfigurovať Gmail. Aby sme mohli volať určité údaje zo šablóny Google Sheet, musíme nakonfigurovať e-mail.
- Otvorte nový e-mail v Gmaile.
- Pridajte do prvého riadku e-mailu „Vážený pán {{Meno}}}. Môžete zmeniť „Vážení“ pre čokoľvek, čo je pre vaše publikum najvhodnejšie. Toto je len demonštrovať. Môžete tiež použiť {{Salutation}} a do svojho hárku Google pridať stĺpec Salutation na skutočné prispôsobenie e-mailov.
- Podľa potreby vyplňte zvyšok tela e-mailu.
- Podľa potreby pridajte prílohy.
Teraz by ste mali mať šablónu e-mailu, ktorá má základný text a všetky prílohy. Kúzlo hromadnej korešpondencie sa stane, keď vyberiete príkaz. Automaticky upraví všetky nastavenia medzi {{a}} pomocou zodpovedajúcich stĺpcov v tabuľke. Môžete ich pridať ľubovoľný počet, pokiaľ presne skopírujete názov stĺpca a umiestnite ho medzi dvojité zátvorky.
Na obrázku vidíte, že som do e-mailu s názvom „spoločnosť“ pridal záznam. Pokiaľ odrážam, že presne v hlavičke stĺpca tabuľky, vrátane prvého písmena malého písmena, hromadná korešpondencia stiahne údaje do pošty.
Vytiahnutie všetko dohromady
Teraz máme zdrojovú šablónu a náš návrh e-mailu, je čas, aby sa kúzlo stalo.
- Prejdite na svoj hárok Google Merge Google Sheet.
- Vyberte Spustiť hromadnú korešpondenciu z ponuky Hromadná korešpondencia s prílohami.
- Vyberte koncept Gmailu, ktorý ste vytvorili, a vyberte Spustiť.
Ak ste nepridali plánovaný dátum, e-maily sa odošlú okamžite. Ak ste pridali plánovaný dátum, e-maily sa odošlú podľa tejto položky. Stačí skontrolovať poštovú schránku odoslaných, aby ste videli, ktoré boli odoslané, a znova skontrolovať šablónu.
Hromadná korešpondencia funguje bezchybne, ale ak ju chcete vyskúšať ako prvú, vytvorte šablónu hromadnej korešpondencie, v ktorej budú uvedené iba vaše údaje, a zavolajte to do svojej pošty Gmail. Uvidíte, ako to vyzerá a uistite sa, že máte správnu syntax. Navrhoval by som to urobiť prvýkrát, keď pošlete kopu e-mailov, ale nie vždy to bude potrebné, keď sa dostanete na kĺb.
Použili ste hromadnú korešpondenciu na komunikáciu s ľuďmi? Pracujete dobre? Máte nejaké problémy? Dajte nám vedieť o svojich skúsenostiach nižšie.
