Inbox Zero v skratke znamená, že na konci dňa sa zúčastnili všetky dôležité správy v e-mailovej schránke, ktoré boli dôležité, a potom boli odstránené alebo presunuté do archívneho priečinka.
Ak počas dňa pravidelne kontrolujete svoju e-mailovú adresu, buď z počítača, pracovného počítača alebo smartfónu, môžete ju použiť ako jednoduchú pripomienku úlohy; ako sa to robí, je veľmi ľahké.
Krok 1: Kedykoľvek musíte urobiť niečo, čo musíte urobiť, napíšte a pošlite e-mail sebe. Pravdepodobne ani nemusíte vkladať nič do tela správy a iba pomocou predmetu uveďte zoznam úloh, ktoré je potrebné splniť.
Krok 2: Po dokončení tejto úlohy odstráňte e-mail.
To je všetko. S aplikáciou kalendára alebo plánovača sa nemusíte hádať ani zoznam úloh ukladať na iné miesto, kde na to pravdepodobne zabudnete. Jednoducho si pošlite e-mail a funguje to skvele.
Dôleľité: Toto funguje iba v prípade, ľe svoju schránku beľne udržiavate v čistote.
Ak máte teraz v doručenej pošte veľa správ a jednoducho ich tam necháte, metóda Inbox Zero nebude pre vás fungovať. Predtým, ako začnete odosielať e-mailom pripomienky úloh, musíte najskôr presunúť všetku svoju poštu do iného priečinka.
V Gmaile je to ľahké, pretože existuje funkcia „Archív“, ale v iných poštových systémoch, ako sú Hotmail a Yahoo! Pošta, musíte najprv vytvoriť priečinok a potom tam presunúť všetku svoju poštu. Našťastie je to veľmi ľahké.
Vytvorte priečinok s názvom Uložené alebo Archivované a potom jednoducho vyberte všetku svoju starú poštu a presuňte ju tam, pokiaľ…
… máte v doručenej pošte niekoľko tisíc e-mailov. V takom prípade je pravdepodobné, že nebudete môcť presunúť celú svoju poštu naraz. Ak to vyskúšate, webmail systém sa s najväčšou pravdepodobnosťou „zavesí“ a / alebo vás môže upozorniť na chybu.
Najlepší postup, ktorý je tu potrebné urobiť, je presunúť maximálne 500 až 1 000 správ súčasne do priečinka Uložené / Archivované. Ak to nemôžete urobiť ľahko, tu je riešenie pre webové poštové systémy, ktoré obsahujú zoznam správ „podľa stránky“ (čo je skoro všetko):
1. V priečinku doručenej pošty zvýraznite správu v hornej časti zoznamu tak, že vyberiete myš a začiarknete jej políčko. Neotvárajte e-mail. Stačí si ju zvoliť, aby bola začiarknutá.
2. Stlačte kláves PageDown (niekedy označený ako Pg Dn ) na klávesnici 5-krát SLOWLY. Počítajte jednu sekundu medzi každou stránkou. Stlačte PageDown a povedzte „jeden-tisíc“, potom znova PageDown a povedzte „dva-tisíc“ atď. Dôvod, prečo to musíte urobiť, je ten, že webmail systém bude posielať správy pre každú stránku prezeraných e-mailov a je to trvá sekundu, kým sa ukážu všetky riadky predmetu. Ak stlačíte PageDown príliš rýchlo, webmail systém sa „zavesí“. Stáva sa to bez ohľadu na to, ktorý systém webovej pošty používate.
3. Stlačte a podržte tlačidlo SHIFT.
4. Jedným ľavým tlačidlom myši kliknite na poslednú správu v dolnej časti aktuálnej stránky e-mailov, ktoré si prezeráte, a potom pustite kláves SHIFT.
V tomto okamihu by ste mali mať vybratých 5 úplných stránok e-mailov.
5. Vyberte funkciu webmail, aby sa správy presunuli do priečinka Uložené / Archivované. Nad zoznamom správ by mal byť spôsob, ako presunúť svoju poštu. Napríklad v službe Hotmail je možné kliknúť na možnosť „Presunúť do“. V Yahoo! Pošta obsahuje ikonu „presun do priečinka“ (hneď vedľa tlačidla „Spam“). Použite to na presun pošty do priečinka Uložené / Archivované. Poznámka: Nepokúšajte sa správy presúvať priamo do priečinka. Ak je vybratých toľko správ, príkaz move zvyčajne nefunguje, a preto sa odporúča metóda tlačidla.
Opakujte kroky 1 až 5, až kým sa vaša doručená pošta nevymaže, a potom budete pripravení vyskúšať metódu Inbox Zero, pretože vaša doručená pošta je „prázdna tabuľka“ a pripravená na použitie.
Chápem, že pre niektorých z vás je potrebné vyčistiť priečinok doručenej pošty a dostať všetok svoj e-mail do priečinka Uložené / Archivované, ale verte mi, že to stojí za to - ak nie z iného dôvodu, ako vylepšiť spravovanie e-mailu.
