Jeden z najobľúbenejších nástrojov Google, Google Forms, je veľmi užitočný, keď potrebujete vytvárať a analyzovať prieskumy. Posledné aktualizácie priniesli do vynikajúcej služby ešte viac vynikajúcich funkcií.
Či už ste náborový pracovník, ktorý potrebuje životopisy od uchádzačov alebo snáď tútor, ktorý musí zbierať úlohy od svojich študentov, teraz môžete ostatným povoliť nahrávanie súborov priamo z vášho formulára Google.
Pridanie tlačidla na odovzdanie súboru do formulára Google
Jednoduché pridanie tlačidla na odovzdanie súboru robí rozdiel., naučíte sa, ako pridať toto tlačidlo do formulárov Google a ako ho používať na nahrávanie súborov do podporovaných formulárov.
Krok 1
Pri vytváraní nového formulára Google budete mať možnosť pridať otázky s niekoľkými preddefinovanými možnosťami na výber. Otvorte zoznam možností a vyhľadajte jednu z možností „Odovzdanie súboru“. Kliknite na ňu a prejdite na ďalší krok.
Krok 2
Po kliknutí na možnosť „Odovzdanie súboru“ vás privíta nové okno, v ktorom nájdete niekoľko parametrov a možností odovzdania súboru.
Najprv nájdete pole so znakmi začiarknutia, ktoré vám umožnia definovať, ktoré typy súborov sú povolené na nahrávanie. Na výber je zahrnutie súborov PDF, tabuliek programu Excel, ako aj zvukových a obrazových súborov.
Hneď pod tým sa zobrazí výzva na výber maximálneho počtu súborov, ktoré chcete nahrať naraz, zatiaľ čo možnosť pod týmto sa používa na určenie maximálnej veľkosti pre jednotlivé súbory, ktoré používatelia odovzdajú do vášho formulára.
Po pridaní tlačidla do formulára budú mať respondenti možnosť pridať súbor z nástroja na výber dokumentov. Existuje možnosť pridať súbor z počítača alebo z disku Google používateľa.
Nahrávanie viacerých súborov z formulárov Google
Rovnako ako u väčšiny internetových služieb, ktoré umožňujú nahrávanie súborov, nemôžete nahrať celý priečinok naraz. Jednotlivé súbory v službe Google Forms je potrebné pridať osobitne.
Ak je napríklad váš formulár určený pre uchádzačov o zamestnanie, navrhnete ho tak, aby svoje životopisy odovzdávali oddelene od svojich sprievodných listov. Podobne, ak potrebujete, aby poskytovali svoje životopisy, fotografiu a naskenované ID, váš formulár Google bude mať tri tlačidlá na odovzdanie - jedno pre každý požadovaný dokument.
Možnosti ukladania súborov a vlastníctva
Všetky súbory, ktoré sa odovzdajú z vašich formulárov Google, sa uložia na váš Disk Google elegantným a pohodlným spôsobom.
Otázka použitá vo formulári sa použije ako názov pre nový vytvorený priečinok. Každá odovzdaná položka zodpovedajúca tejto otázke sa uloží do tohto priečinka, takže proces je pomerne automatizovaný a nevyžaduje žiadnu manuálnu organizáciu.
Ak potrebujete kedykoľvek navštíviť konkrétny priečinok a vyhľadať z neho súbor, musíte prejsť na informačný panel Google Forms a potom vybrať kartu označenú „Odpovede“. Potom kliknite na tlačidlo „Zobraziť priečinok“ umiestnené v pravej dolnej časti okna.
Ak sa rozhodnete prepojiť ktorýkoľvek zo svojich formulárov s Tabuľkami Google, môžete sledovať všetky odovzdané súbory na karte odpovedí v danej tabuľke. Každý súbor bude tiež sprevádzaný viditeľným priamym odkazom pre ľahší prístup.
Respondenti, ktorí do svojho formulára odovzdajú súbory priamo z Disku Google, automaticky vytvoria kópiu svojho pôvodného súboru. Po odovzdaní súboru sa aj vy ako vlastník formulára stanete vlastníkom kópie súboru, ale pôvodný súbor - ak nebude nastavený na verejnosť - zostane viditeľný iba pre jeho vlastníka.
Používatelia, ktorí video odovzdali, môžu sledovať všetky tieto akcie na bočnom paneli Disku Google.
Export formulárov s povoleným odovzdaním pomocou aplikácie Publisher Form
Vydavateľ formulárov je populárny doplnok Google Forms, ktorý automaticky premení vyplnené formuláre na dokumenty Google, aby ich bolo možné jednoducho zdieľať a kontrolovať. Namiesto prístupu k jednotlivým aplikáciám z hlavného panela a hľadaniu súvisiacich dokumentov v priečinkoch na Disku si môžete všetky nechať automaticky previesť do úhľadne štruktúrovaných súborov PDF, aby ste ich mohli rýchlo skontrolovať.
Ak chcete používať aplikáciu Publisher formulárov so svojimi formulármi Google s možnosťou nahrávania, môžete urobiť dve veci. Môžete vložiť priamy odkaz na nahraný súbor alebo (ak ide o obrázok vo formáte PNG, JPG alebo GIF), aby sa súbor zobrazil priamo v dokumente. Ten je zvlášť výhodný, pretože umožňuje tlačiť kompletné formuláre a podľa potreby ich prezerať offline.
záver
Ako vidíte, tlačidlo na odovzdanie súboru v službe Google Forms môže byť veľmi užitočné, ak ste zástupcom HR zaoberajúcim sa množstvom životopisov alebo tútorom, ktorý má veľa študentov, ktorí posielajú svoje domáce úlohy. Vďaka tomu môžu koncoví používatelia teraz nahrávať súbory priamo z vášho formulára Google. Súbory sa uložia na váš Disk Google a prehľadne sa usporiadajú do samostatných priečinkov.
