E-mail je absolútne nevyhnutný pre prácu v 21. storočí, od komunikácie medzi členmi tímu až po plánovanie projektov v najbližších mesiacoch. Problém je, samozrejme, v tom, že vo veku inteligentných telefónov a tabliet je zdanlivo nemožné odpojiť sa od práce na ľubovoľný čas. E-mail na vašom smartfóne je v podstate požiadavkou pre väčšinu spoločností, ale to znamená, že váš zamestnávateľ sa na vás v zásade môže kedykoľvek obrátiť. Každý si zaslúži prestávku od práce a času mimo e-mailov, hovorov a všetkých tých komunikačných prostriedkov, ktoré je pre nás ťažké zanechať. Či už ste na dovolenke, alebo chcete len nejaký kvalitný čas s rodinou alebo priateľmi, nastavenie správy Outlook mimo kanceláriu je prvým krokom k odchodu z práce na chvíľu. Tu je návod, ako to urobiť.
Prečítajte si tiež náš článok Dropbox Vs Disk Google - čo je lepšie?
Prečo sa obťažovať správou mimo kancelárie?
Vytvorenie správy mimo kancelárie nemusí byť pre vášho šéfa šťastným, ale prinajmenšom to umožní všetkým vo vašej pracovnej komunite a cudzincom, ktorí sa vás snažia osloviť kvôli komunikácii. Prečo je teda dôležité vypracovať správu mimo kancelárie? V skutočnosti existuje niekoľko dôvodov:
Je dobré nechať kolegov, manažérov a zákazníkov, aby ste boli v určitom čase mimo kontakt. To platí najmä v prípade, že ste na dovolenke dlhšie ako pár dní.
Je to profesionálne . Ak niekto potrebuje vašu pomoc s niečím, alebo má zákazník dotaz, pomôže im to, keď mu dáte vedieť, že nie ste v okolí. Vedia, že musia počkať, kým sa nevrátite alebo kým nepristúpia k niekomu inému. Pomáhajú obchodu aj vám.
To ľuďom hovorí, aby vás neotravovali . Ak nastavíte správu mimo kancelárie, ľudia vedia, že ste na dovolenke, pričom si beriete osobný čas alebo čokoľvek. Potom je menej pravdepodobné, že vám budú volať alebo SMS.
To dáva svojmu šéfovi ešte jednu sťažnosť . Ak pracujete pre náročného šéfa a chcete sa odtiahnuť, získate odpor. Napriek tomu, ak budete hru hrať a budete konať profesionálne, je ich z hľadiska disciplíny len veľmi málo.
Ak existuje jedna vec, ktorá je dôležitá, pokiaľ ide o prácu, uistite sa, že sa vždy zastupujete ako profesionál v tom najvýznamnejšom slova zmysle.
Nastavte správu programu Outlook mimo kancelárie
Nastavenie odpovede na správu mimo kancelárie sa mierne líši v závislosti od toho, či používate aplikáciu Outlook 2016 alebo staršiu alebo aplikáciu Outlook v rámci balíka Office 365. Budem pokrývať obidve.
Outlook 2016 a staršie verzie
V tomto procese je pomerne málo krokov, ale je to celkom jednoduché.
- Vytvorte nový e-mail a napíšte svoju odpoveď mimo úrad. Zahrňte do predmetu mimo kancelárie, ale cieľ ponechajte prázdny.
- Vyberte Súbor a Uložiť ako.
- Uložiť ako šablónu programu Outlook, kde sa uvádza Uložiť ako typ.
- Vyberte možnosť Spravovať pravidlá a upozornenia a vyberte účet, na ktorý sa má správa vzťahovať.
- Vyberte Nové pravidlo.
- Vyberte Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam, a stlačte Ďalej.
- Vyberte pole Kde sa moje meno nachádza v poli Komu a stlačte Ďalej a potom potvrďte vyskakovacie okno.
- Vyberte odpoveď pomocou konkrétnej šablóny a kliknite na textový odkaz v dolnej časti okna.
- Vyberte šablónu, ktorú ste vytvorili predtým, a vyberte možnosť Otvoriť. Kliknite na Ďalej.
- Vyberte okrem prípadu, že ide o automatickú odpoveď, aby ste predišli automatickým odpovediam na automatické odpovede. Kliknite na Ďalej.
- Zadajte pravidlo zmysluplné meno a skontrolujte, či je začiarknuté políčko Zapnúť toto pravidlo.
- Vyberte Dokončiť a potom OK.
Tým sa vytvorí automatická odpoveď mimo kancelárie a nastaví sa ako aktívna. Aj keď tento proces určuje účet, na ktorom bude aktívny, môžete ho nastaviť aj pre všetky e-mailové účty. Keď zapnete pravidlo v kroku 11, máte pod možnosťou vybrať pravidlo, ktoré bude aktívne vo všetkých účtoch. Povoľte to, ak potrebujete a uložte.
Vypnite správu programu Outlook mimo kancelárie
Keď ste späť z dovolenky alebo čokoľvek, čo ste urobili, musíte pamätať, aby ste svoj autoreply vypli.
- Vyberte Súbor v programe Outlook.
- Vyberte možnosť Spravovať pravidlá a upozornenia a vyberte e-mailové pravidlá.
- Vyberte účet a zrušte začiarknutie políčka vedľa vášho autoreply pravidla.
- Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny.
Teraz ste oficiálne späť do drviť!
Nastavte si kancelársku správu v kancelárii 365
Účty Office 365 používajú Exchange, kde účet Outlook využíva POP, IMAP alebo Exchange. Tento proces je do značnej miery rovnaký, ale dosť odlišný na to, aby si vyžadoval vlastný postup.
- V programe Outlook vyberte položku File and Automatic Replies.
- Vyberte možnosť Poslať automatické odpovede.
- Ak chcete, nastavte časový harmonogram. To je užitočné pre zábudlivé typy, ako som ja, ktorí nechávajú svoj autoreply aktívny, aj keď sa vrátia.
- Uistite sa, že je aktívna karta Vnútri mojej organizácie a pridajte svoju správu.
- Vyberte možnosť Mimo mojej organizácie a pridajte tam aj relevantnú správu. V závislosti od toho, kto vám pošle e-maily z vonkajšieho sveta, bude možno potrebné skontrolovať Moje kontakty iba v opačnom prípade sa budú e-maily odosielať všetkým, vrátane bulletinov, oznámení a dokonca aj spamu.
- Aktiváciu potvrďte výberom možnosti OK.
Proces je o niečo kratší ako v programe Outlook 2016, ale konečný výsledok je rovnaký. Schopnosť nastaviť časový harmonogram je elegantná a ako používateľ programu Outlook 2016 dúfam, že táto funkcia čoskoro prepne na túto verziu.
Vypnite správu mimo kancelárie v službe Office 365
Ak nechcete používať časovač, vrátiť sa skôr alebo potrebujete zrušiť správu mimo kancelárie, môžete.
- Otvorte program Outlook a vyberte položku Súbor.
- Vyberte položku Automatické odpovede a zvýraznite pravidlo mimo úradu.
- Vyberte možnosť Neodosielať automatické odpovede.
Týmto prestane Exchange odosielať správy okamžite, takže ak ich zakážete, pripravte sa na odpoveď.
Teraz viete, ako nastaviť Outlook mimo kanceláriu správy, nie je ospravedlnenie, aby ste si viac času na prácu. Veľa šťastia s tým!
