Nenávidíte to len vtedy, keď si chcete vziať pár dní voľna a stále dostávate veľa e-mailov a telefonických hovorov od klientov alebo spolupracovníkov? Iste, môžete niektorým z nich oznámiť, že ste preč, ale čo keď nekontrolujú svoje doručené?
Prečítajte si tiež článok Ako automaticky poslať e-mail ďalej v programe Outlook
Nemôžete komunikovať so všetkými, aj keď pracujete, nieto počas svojho voľna. Je však pravdepodobné, že e-maily súvisiace s prácou vás budú ešte stále baviť, aj keď ste na dovolenke. Našťastie existuje spôsob, ako dať všetkým vedieť, že nie ste k dispozícii v konkrétnom časovom rámci.
Nastavenie automatickej odpovede
Ak používate program Microsoft Outlook, existuje veľmi jednoduchá metóda, pomocou ktorej môžete ľudí udržať mimo chrbta. Nazýva sa to automatická odpoveď. V zásade to je poslať vopred naprogramovanú odpoveď každému, kto vás kontaktuje počas vášho voľna.
Toto by sa dalo nastaviť len niekoľko minút, hodín alebo dokonca dní alebo mesiacov vopred. Odoslaním automatickej odpovede môžete zaistiť, že nebudete dostávať desiatky pracovných e-mailových upozornení každý deň, či už trávite kvalitný čas so svojou rodinou alebo ste na nejakej slnečnej pláži.
Tu je návod, ako môžete nastaviť automatickú odpoveď v programe Outlook a vypnúť ju, keď už nie je potrebná.
Automatické nastavenie odpovedí
- Kliknite na tlačidlo Poslať automatické odpovede.
- Začiarknite políčko Iba odosielať počas tohto časového rozsahu.
- Zadajte počiatočný a konečný dátum, aby ste dostali automatickej odpovedi potrebné parametre. Pri tom použite polia Čas začiatku a Čas konca.
Pravdepodobne ste si všimli, že existujú dve karty:
- Vo vnútri mojej organizácie
- Mimo mojej organizácie
Kliknutím na pole Vnútri mojej organizácie sa všetky automatické odpovede odošlú na e-mailové adresy zaregistrované v organizácii, v ktorej pracujete (napr. Vaša univerzita alebo spoločnosť). Potom musíte len napísať správu a uložiť ju kliknutím na OK.
Možnosť Mimo mojej organizácie je určená pre externé e-mailové adresy. Takto môžete použiť na nastavenie automatickej odpovede:
- Najprv vyberte kartu Mimo mojej organizácie.
- Začiarknite políčko Automatická odpoveď pre osoby mimo vašej organizácie. Toto je možné nastaviť tak, aby posielalo e-maily iba osobným kontaktom alebo všetkým mimo organizácie.
- Zadajte správu do textového poľa a upravte ju ľubovoľným spôsobom.
- Nastavte počiatočný a konečný čas rovnako ako v prípade interných odpovedí.
- Kliknutím na tlačidlo OK správu uložte.
A čo proces deaktivácie?
Ak chcete deaktivovať svoje mimopracovné odpovede, musíte postupovať podľa jednoduchého postupu. Najprv by ste mali kliknúť na kartu Súbor, potom na kartu Informácie a potom na tlačidlo Automatické odpovede.
Zaškrtnite dve možnosti:
- Neodosielajte automatické odpovede
- Poslať automatické odpovede
Vyberte prvú možnosť a funkcia automatickej odpovede sa vypne. Musíte to urobiť pre interné aj externé odpovede.
Záverečné slovo
Upozorňujeme, že ak chcete pokračovať v odosielaní automatických odpovedí ľuďom, budete musieť nastaviť nový dátum a čas. Ak je funkcia vypnutá, musíte znova sledovať kroky deaktivácie a namiesto toho zvoliť možnosť Poslať automatické odpovede. To vám umožní znova upraviť polia časového rozsahu a nastaviť odchádzajúcu správu.
