Zistíte, že často musíte napísať jeden e-mail niekoľkokrát za sebou, aby ste ho mohli poslať jednotlivo viacerým kontaktom? Ak je to tak, automatická odpoveď môže byť skvelým riešením. Umožňuje nastaviť automatickú odpoveď, ktorá sa odošle ako odpoveď na všetku prichádzajúcu poštu.
Existuje veľa situácií, keď by sa to mohlo hodiť. Ak ste mimo kancelárie, či už na prestávku na obed alebo na dovolenku, môže to byť skvelý spôsob, ako odpovedať na e-mail bez toho, aby ste skutočne museli robiť čokoľvek.
Ako to funguje?
OS X Mail používa rôzne e-mailové pravidlá a kritériá na generovanie automatických odpovedí. Ak nastavíte všetky parametre správne, môžete mať veľmi flexibilný spôsob reagovania na prichádzajúcu poštu, keď ste mimo svojich zariadení.
Môžete nastaviť rôzne kritériá, ktoré je potrebné splniť, aby sa správa mohla odoslať. Môžete sa rozhodnúť odpovedať na všetok e-mail alebo iba na konkrétne adresy, ktoré zadáte. Okrem toho môžete vytvárať rôzne správy pre rôzne kategórie odosielateľov, aby každý dostal primeranú odpoveď.
Ako nastaviť automatickú odpoveď
Našťastie nastavenie tejto funkcie nie je ťažké. Na prvý pohľad to môže znieť komplexne, ale môžete si byť istí, že to dokážete, aj keď nie ste technicky zdatní. Nasledujú kroky, ktoré musíte vykonať:
- Otvorte aplikáciu Pošta, potom prejdite do ponuky Pošta a vyberte položku Predvoľby.
- Keď sa zobrazí karta Pravidlá, kliknite na položku Pridať pravidlo.
- V časti „Popis“ napíšte názov automatickej odpovede tak, aby ste ju mohli ľahko odlíšiť od ostatných. Môžete napríklad zadať „Vacation Auto-Answer“.
- Vyberte kritériá, ktoré je potrebné splniť. Môžete si vybrať, či musia byť splnené všetky kritériá alebo iba jedno alebo viac z tých, ktoré ste nastavili.
Kritériá, ktoré nastavíte, určia príjemcov automatickej odpovede. Napríklad môžete vybrať „Každá správa“, aby ste odpovedali na všetku prichádzajúcu poštu s rovnakou správou. Konkrétnu adresu môžete nastaviť aj zadaním e-mailovej adresy, na ktorú chcete odpovedať.
Okrem toho si ako príjemcovia automatickej odpovede môžete vybrať svoje kontakty, predchádzajúcich odosielateľov alebo VIP.
- V nastavení „Vykonať nasledujúcu akciu“ vyberte „Odpovedať na správu“ a potom kliknite na „Odpovedať v texte správy“.
- Pri písaní správy nezabudnite uviesť všetky potrebné informácie. Ak ste na dovolenke, dajte ľuďom vedieť, kedy môžu od vás očakávať hovor. Ak neurčíte konkrétnu kategóriu príjemcov, nezverejňujte príliš veľa osobných údajov.
- Keď ste so svojou správou spokojní, kliknite na „OK“. Ak sa vás aplikácia opýta: „Chcete aplikovať pravidlá na správy vo vybratých poštových schránkach?“ vyberte možnosť „Neuplatňovať“, pretože mu to zabráni v odosielaní pravdepodobne stoviek e-mailových odpovedí na vaše existujúce konverzácie.
Po dokončení si môžete poslať e-mail, aby ste sa uistili, že automatická odpoveď funguje. Ak chcete, môžete tiež vytvoriť komplexnejšie pravidlá s konkrétnymi dátumami, poštu z vybraných domén a ďalšie.
Ako vypnúť automatickú odpoveď
Ak automatickú odpoveď už nepotrebujete, môžete ju zakázať iba niekoľkými kliknutiami. Čo musíte urobiť:
- V aplikácii Pošta prejdite na „Pošta“ a potom kliknite na „Predvoľby“.
- Prejdite na „Pravidlá“ a zrušte začiarknutie políčka vedľa automatickej odpovede, ktorú ste vytvorili.
Ak to neurobíte, automatická odpoveď bude aktívna, pokiaľ je povolená a je otvorená aplikácia Pošta. Môže to spôsobiť zmätok, takže túto funkciu zakážte, akonáhle ste si istí, že ju už nepotrebujete.
Záverečné slovo
Automatická odpoveď je vynikajúca funkcia, ktorá uľahčuje manipuláciu s prichádzajúcou poštou. Ak budete postupovať podľa vyššie uvedených krokov, nemali by ste mať na počítači Mac žiadne problémy s jeho povolením. Akonáhle tak urobíte, môžete sa tešiť, že ste preč od svojho e-mailu a nechajte aplikáciu pracovať.
Aj keď sa táto funkcia najčastejšie používa na prácu, môže byť veľmi užitočná aj pre osobnú poštu. Okrem automatickej odpovede existuje mnoho ďalších užitočných pravidiel a kritérií, ktoré môžete použiť. Môžete si zvoliť automatické mazanie pošty, vykonávanie určitých akcií k určitým dátumom, automatické posielanie určitých správ ďalej a oveľa viac.
Neváhajte a prejdite všetky dostupné pravidlá, aby ste našli tie, ktoré vám umožnia automatizovať váš e-mail spôsobom, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
