Ak používate program G Suite - platenú sadu aplikácií od spoločnosti Google, ktorá zahŕňa Gmail, Dokumenty, Disk a Kalendár pre organizácie - môžete využiť málo známu funkciu, ktorá vám umožní nastaviť dátumy vypršania platnosti pre zdieľané súbory na Disku Google. Schopnosť nastaviť vypršanie platnosti zdieľaného súboru je užitočná na dočasné zdieľanie údajov s inými tímami alebo externými dodávateľmi bez toho, aby im bol udelený neobmedzený prístup. Je to tiež skvelé pre zdieľanie návrhov projektov spolupráce, takže môžete zaistiť, aby nikto z vášho tímu neúmyselne nemal prístup k neaktuálnej kópii vašich údajov.
Samozrejme môžete súbor kedykoľvek zdieľať manuálne, musíte si však pamätať, že tak urobíte pre každý zdieľaný súbor. Ak zdieľate veľa súborov s množstvom rôznych ľudí, môže sa to stať nepraktickým a práve preto je nastavenie automatických dátumov vypršania platnosti pri prvom zdieľaní súborov užitočné. Takto nastavíte dátumy vypršania platnosti pre zdieľané súbory na Disku Google.
Obmedzenia dátumov vypršania platnosti pre zdieľané súbory na Disku Google
Najprv si objasníme, že funkcia automatického dátumu exspirácie je momentálne k dispozícii iba pre používateľov platenej služby G Suite. Toto nie je dostupné pre používateľov účtu Google zadarmo alebo pre tých, ktorí ešte stále používajú starú bezplatnú verziu balíka G Suite.
Upozorňujeme tiež, že vyššie uvedené obmedzenie sa týka iba možnosti nastaviť zdieľané dátumy ukončenia platnosti služby Disk Google. Používatelia, s ktorými zdieľate súbor s dátumom vypršania platnosti, nemusia mať platený účet G Suite alebo byť súčasťou vašej organizácie G Suite (aj keď sa musíte ubezpečiť, že majú správne povolenia pre vaše zdieľané súbory, diskutované ďalej).
Nastavenie dátumu skončenia platnosti zdieľaného súboru na Disku Google
Ak chcete začať, prihláste sa na svoj Disk Google a uistite sa, že používate správny účet G Suite.
Ak už máte súbor otvorený, môžete tiež kliknúť na tlačidlo Zdieľať v pravom hornom rohu.
Po zdieľaní súboru s príslušnými používateľmi kliknite na tlačidlo Zdieľať s textom vyššie alebo na tlačidlo Spresniť v pravom dolnom rohu. V zobrazenom zozname používateľov umiestnite kurzor na jedného z používateľov a zobrazí sa ikona stopiek / hodín.
Kliknite na túto ikonu a potom vyberte z rozbaľovacej ponuky vedľa položky Prístup vyprší požadované obdobie platnosti:
Po dokončení nezabudnite kliknúť na modré tlačidlo Uložiť zmeny a povoliť tak dátum automatického vypršania platnosti. Po dosiahnutí tohto dátumu už nebude mať používateľ prístup k súboru. Ak im chcete zabrániť v sťahovaní a obchádzaní nastavení vypršania platnosti, skontrolujte, či sú ich povolenia nastavené na Zobraziť alebo Komentovať, a potom začiarknite políčko v dolnej časti okna zdieľania s označením Zakázať možnosti sťahovania, tlače a kopírovania pre komentárov a divákov.,
Platnosť zdieľania môžete upraviť alebo zrušiť tak, že sa vrátite do tejto ponuky, znova kliknete na ikonu hodín a potom kliknete na tlačidlo Zrušiť platnosť .
Mám sadu G, ale nevidím ikonu hodín
Ak ste vo svojom účte vykonali tieto kroky, ale ikona hodín / stopiek sa nezobrazuje vyššie uvedeným spôsobom, pravdepodobne nemáte kompatibilný účet G Suite. Ako už bolo spomenuté, spoločnosť Google bohužiaľ obmedzuje vytváranie dátumov vypršania platnosti zdieľaných súborov používateľom aktuálnej služby G Suite.
Spoločnosť Google, nanešťastie, v priebehu rokov nebola veľmi jasná o zmenách v jej službách, takže aj keď máte účet G Suite, mohol byť vytvorený v rámci „starej“ služby G Suite od spoločnosti Google a nie je kompatibilný s touto službou vlastnosť. Mätúce, však?
Nezabudnite však, že na vytvorenie dátumov vypršania platnosti zdieľaných súborov potrebujete iba moderný účet G Suite. Pokiaľ máte tento kompatibilný účet, môžete zdieľať a konfigurovať dátumy vypršania platnosti pre akýkoľvek typ účtu Google, a to v rámci organizácie aj mimo nej.
