Ak vaša organizácia používa službu Dokumenty Google alebo balík G, alebo ak pracujete s organizáciami, ktoré to robia, s tým, kto vedel, ktorý dokument a kedy môžu byť užitočné informácie. Od zaistenia toho, aby si všetci prečítali návrh, zmluvné podmienky, vaše posledné podanie, zásady a postupy alebo nejaký iný dôležitý dokument, aby ste videli, kto urobil to, čo a kedy je nevyhnutnou súčasťou každej situácie, v ktorej je dôležitá zodpovednosť.
Prečítajte si tiež článok Ako nainštalovať vlastné písma pre Dokumenty Google
Až donedávna ste nevideli, kto si prezeral váš dokument Google. Mohli ste vidieť, kto to upravil, ale nie kto to len čítal. Ak komentár neuložili, neupravili ani nezanechali, netušili ste, či si konkrétna osoba vôbec prečítala najnovšiu verziu dokumentu. Pretože tiež môžete zdieľať Dokumenty Google s povoleniami len na čítanie, môžete dokument zdieľať s niektorými ľuďmi s úmyslom, aby dokument skontrolovali, ale nevykonali žiadne zmeny.
Ak teraz pracujete v organizácii, môžete veci konfigurovať, aby ste videli, kto si prezeral váš dokument Google. Ak používate Dokument Google v bezplatnej verzii služby Google Apps, stále nemôžete vidieť, kto si prezeral váš dokument Google.
Spoločnosť Google nedávno pridala možnosť sledovať, kto si prezeral váš dokument Google, do balíka G Suite, ktorý zahŕňa Google Apps a spoľahlivý hosting e-mailov. G Suite je veľmi obľúbený u malých a stredných podnikov, ktoré chcú nastaviť e-mailový hosting pre názov domény spoločnosti.
Monitor aktivity G Suite
Ak v rámci organizácie používate balík G Suite a zdieľali ste dokument Google s ostatnými na spoluprácu alebo len na prečítanie dokumentu, pomocou nástroja Sledovanie aktivity môžete zobraziť „históriu prezerania“ súboru Google Doc.
- Otvorte dokument Google, pre ktorý chcete zobraziť históriu prehratí
- Potom v pravom hornom rohu kliknite na ikonu šípky smerujúcej nahor, alebo prejdite na rozbaľovaciu ponuku Nástroje
- Otvorte Monitor aktivity
- Potom kliknite na kartu Všetci používatelia vašej organizácie
Tento proces vám umožní sledovať zobrazenia v dokumente vrátane dátumu a času posledného zobrazenia pre každého používateľa. Ak vo svojom dokumente Google nevidíte možnosť histórie zobrazení, pravdepodobne to znamená, že ste prihlásení do bezplatnej verzie Dokumentov Google, ktorá sa dodáva spolu s každým účtom Google Apps, ktorý dostanete s účtom Gmail.
Trendy divákov a komentárov
Okrem toho, kto videl, kto si prezeral váš dokument Google a kedy vám Monitor aktivity umožňuje zobraziť trendy, kedy ľudia prezerali alebo komentovali váš dokument.
Trend divákov - zobrazuje stĺpcový graf počtu jedinečných divákov za ľubovoľné časové obdobie, ktoré si vyberiete od 7 dní do „všetkých čias“
Trend komentárov - zobrazuje stĺpcové grafy trendu komentárov v akomkoľvek časovom období od 7 dní do „všetkých čias“.
Vypnite históriu prezerania
Túto funkciu môžete vypnúť, ak pracujete na dôvernom súbore alebo na niečom, čo nie je určené na verejnú spotrebu. Aj keď to neprispieva k ochrane súkromia, je to nastavenie na upokojenie mysle.
- Otvorte dokument Google
- Kliknite na šípku smerujúcu nahor v pravom hornom rohu dokumentu alebo v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Nástroje
- Otvorte Monitor aktivity
- V časti Nastavenie dokumentu prepnite možnosť Zobraziť moju históriu prezerania pre tento dokument
Pozrite sa, kto zmenil váš dokument Google
Počítanie zobrazení je užitočné pre zodpovednosť a pre zabezpečenie toho, aby si ľudia, ktorým posielate dokument, skutočne prečítali dokument, ale kontrola verzií je dôležitejšia. Najmä ak pracujete v regulovanom priemysle. Kontrola verzií je niečo, čo Dokumenty Google už nejaký čas vykonali, a ukáže, kto dokument upravil, uložil alebo zdieľal.
Ak máte záujem o správu verzií alebo ak chcete zabezpečiť, aby nikto neurobil zmeny, ktoré by nemali bez blokovania súboru, môžete to zistiť.
- Otvorte dokument Google, ktorý chcete sledovať
- Vyberte položku História súborov a verzií
- Vyberte možnosť Zobraziť históriu verzií
Na pravej strane obrazovky by sa malo zobraziť posúvacie okno, v ktorom je zobrazené každé uloženie a úprava daného dokumentu. V závislosti od toho, ako máte nastavený balík G Suite alebo Dokumenty Google, môžete tieto údaje vidieť aj výberom odkazu „Posledná úprava bola …“ v hornej časti dokumentu. Dostanete sa na presne to isté miesto.
V tomto posúvacom okne by ste mali mať tiež možnosť zobraziť predchádzajúcu verziu dokumentu pred vykonaním úprav. Toto je dôležité pre správu verzií, pretože máte audit trail o tom, aké zmeny boli vykonané, kedy a kým. Je tiež užitočné, ak ste vykonali nejaké zmeny, spali v ňom, zmenili názor a chcete ich vrátiť späť.
Zistite, kto zdieľa váš dokument Google
Môžete tiež zistiť, kto a kedy zdieľal váš dokument Google. Môžete tiež vidieť nastavenia zdieľania, aby ste mohli lepšie riadiť prístup k svojmu dokumentu.
- Otvorte Disk Google a v pravom hornom rohu vyberte kruhovú ikonu „i“
- Z posuvníka, ktorý sa zobrazuje napravo, vyberte aktivitu
Mali by ste vidieť, či je dokument zdieľaný alebo zdieľaný, kto naposledy upravil dokument a kedy sa v ňom vykonala posledná akcia. Je to krátke, ale povie vám, čo potrebujete vedieť.
Môžete to skontrolovať aj z dokumentu výberom položky Zdieľať. V rozbaľovacom okne sa zobrazia mená jednotlivcov. Ak existuje viac ľudí, vyberte meno a zobrazí sa zoznam všetkých mien.
Takto zistíte, kto si váš dokument Google pozrel, akýmkoľvek spôsobom ho zmenil, zdieľal alebo s ním akýmkoľvek spôsobom interagoval. Funguje to iba pre balík G Suite a Dokumenty Google registrované pre organizácie a nie jednotlivcov, ale funguje to!
