Či už na obchodné alebo osobné použitie, kalendár programu Outlook môže byť najúčinnejším nástrojom na správu času. Môžete ľahko organizovať a zdieľať svoj rozvrh s ostatnými a zobraziť kalendáre iných ľudí, aby ste sa uistili, že ste všetci na tej istej stránke, pokiaľ ide o termíny.
Prečítajte si tiež článok Ako synchronizovať Kalendár Google s programom Outlook
V programe Outlook je veľa funkcií, ktoré uľahčujú spoluprácu, ale nie je to dokonalé. Ak vás zaujíma, kto sa pozerá na váš kalendár, môžete naraziť na niektoré obmedzenia.
Vidíte, kto si prezeral váš kalendár?
Odpoveď na túto otázku je „áno a nie“. Aj keď je táto funkcia do istej miery k dispozícii, v skutočnosti vám neposkytuje všetky potrebné informácie.
Ak nie ste správcom kalendára, neexistuje spôsob, ako zistiť, kto sa pozrel na váš kalendár. A ak ste správca, jediné, čo vidíte, je posledný účet, ktorý sa doň prihlásil. Keď sa iný kalendár pozrie na kalendár, predchádzajúci sa stane neviditeľným, takže neexistuje žiadny spôsob, ako vidieť úplný zoznam ľudí, ktorí si ho prezerali.
Najbližšia vec je skontrolovať, kto vidí váš kalendár. Môžete to urobiť tak, že prejdete na Zdieľať> Povolenia kalendára. Uvidíte úplný zoznam ľudí, ktorí majú prístup k vášmu kalendáru, a typ prístupu.
Ako vyzerá váš kalendár ostatným?
Spôsob, akým ostatní uvidia váš kalendár, závisí od informácií, ktoré sa s nimi rozhodnete zdieľať. Pokiaľ sa nerozhodnete zdieľať podrobnosti svojej činnosti, jedinú vec, ktorú uvidia, je, či ste slobodní alebo zaneprázdnení.
Ak sa rozhodnete zdieľať svoj kalendár s ostatnými národmi, budú mať možnosť zobraziť všetky podrobnosti o vašich schôdzkach. Ak chcete obmedziť prístup k niektorým podrobnostiam, môžete nastaviť konkrétne stretnutia na súkromné.
Pri zdieľaní kalendára si môžete vybrať rôzne prístupové práva. Ak napríklad vyberiete možnosť Úplné podrobnosti, ľudia uvidia predmet, čas, miesto a všetky poznámky a podrobnosti, ktoré ste uverejnili v kalendári.
Na druhej strane v časti Limited Details sa zobrazí iba predmet, čas a miesto.
Okrem seba môžete priradiť aj editorov a delegátov, ktorí môžu upravovať kalendáre. Delegáti môžu konať vo vašom mene zdieľaním rôznych podrobností, ako aj odosielaním a odpovedaním na žiadosti.
Ako otvoriť kalendáre ostatných ľudí?
Prezeranie kalendárov iných ľudí v programe Outlook je pomerne jednoduché a dá sa vykonať iba niekoľkými kliknutiami. Čo musíte urobiť:
- Na stránke Kalendár v programe Outlook prejdite na položku Otvoriť kalendár> Otvoriť zdieľaný kalendár .
- Zobrazí sa kontextové okno s menami ľudí, ktorých kalendár máte k dispozícii. Kliknite na Názov … a potom vyberte meno zo zoznamu.
V závislosti od vášho povolenia na prístup sa vám zobrazia rôzne informácie. Zobrazí sa na pravej strane obrazovky a môžete si prezerať až 30 kalendárov vedľa seba.
Ako delegovať prístup k kalendáru?
Ak plánujete dovolenku, alebo ak chcete, aby niekto spravoval váš kalendár z akéhokoľvek dôvodu, môžete tak urobiť určením delegáta. Ako už bolo uvedené, delegáti môžu v mene manažéra odosielať a prijímať žiadosti o schôdzu a upravovať rôzne položky v dokumente.
Tu je postup, ako nechať niekoho, napríklad podriadeného, kontrolovať váš kalendár:
- V zobrazení kalendára prejdite do ponuky Súbor> Nastavenia účtu a potom vyberte možnosť Delegovať prístup .
- Kliknite na Pridať a potom vyberte meno zo zoznamu alebo ho zadajte. Kliknite na meno a prejdite na Pridať .
- V ponuke Delegate Permissions (Povolenia delegáta) zadajte oprávnenie editora delegáta. Ďalšou vecou, ktorú môžete urobiť, je zatvoriť dialógové okno a vybrať jednu z nasledujúcich možností:
- Iba moji delegáti, ale pošlite mi kópiu žiadostí o stretnutie a odpovedí.
- Iba moji delegáti.
Získate tak ďalší používateľ plný prístup k vášmu kalendáru a budete mať možnosť vidieť všetko, čo sa deje s vašim plánom.
Spravujte svoj čas
Existuje množstvo možností, ktoré vám umožňujú efektívne spravovať čas pomocou programu Outlook. Okrem toho môžete zdieľať svoj rozvrh so svojimi členmi tímu a pozrieť sa na ne. Môžete organizovať všetky druhy projektov a sledovať pokrok.
Máte ešte niečo o programe Outlook, ktoré by ste chceli vedieť? Neváhajte a podeľte sa o svoje návrhy v komentároch nižšie.
