Správa dokumentov je jednou z najdôležitejších vecí v službe SharePoint. V podnikaní sa dokumenty často vyvíjajú. Môžu začať na OneDrive for Business a skončiť na tímovom mieste organizácie. Dokumenty často menia umiestnenia, takže je veľmi dôležité poznať prínosy a presuny pohyblivého dokumentu v službe SharePoint.
Viaceré spôsoby, ako to urobiť
Rýchle odkazy
- Viaceré spôsoby, ako to urobiť
- 1. Prieskumník súborov
- 2. Presunúť do / Kopírovať do
- 3. Spravujte obsah a štruktúru
- 4. Organizátor obsahu
- 5. Nástroj na migráciu SharePoint
- 6. Produkty tretích strán
- 7. Vlastné riešenie
- Vyberte si spôsob
Každý, kto pracoval v službe SharePoint, vie, že existuje veľa spôsobov, ako vykonať konkrétnu úlohu. Pohybovanie dokumentov nie je výnimkou. Či už skončíte pomocou Prieskumníka súborov alebo nástroja na migráciu, závisí od mnohých faktorov, napríklad od počtu presunutých dokumentov, dôležitosti uchovávania histórie verzií, metadát a ďalších.
1. Prieskumník súborov
Ak chcete presunúť dokument pomocou Prieskumníka súborov, otvorte knižnice cieľového aj zdrojového dokumentu (nezáleží na tom, či je to rovnaká stránka). V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Prieskumník . Tým sa otvorí zobrazenie prieskumníka pre každú z knižníc. Na presúvanie položiek medzi dvoma zobrazeniami prieskumníka použite drag - & - drop.
Ak zdrojové aj cieľové umiestnenia majú definované typy obsahu, môžete presunúť priečinky aj súbory a ponechať si typy obsahu. Táto metóda si zachováva aj vlastné metaúdaje, ak sú zdrojové aj cieľové umiestnenia definované pomocou rovnakých metaúdajov.
Tento postup je však manuálny a je to skôr kópia ako presun, čo znamená, že po presunutí musíte odstrániť zdrojové položky. Nezachováva sa história verzií ani vytvorené, vytvorené, upravené a upravené vlastnosťami.
2. Presunúť do / Kopírovať do
Aj keď sú príkazy Presunúť a Kopírovať do užitočné a jednoduché, sú k dispozícii iba v službe SharePoint Online. Táto voľba umožňuje presunúť dokumenty z OneDrive for Business alebo SharePoint do cieľa v SharePoint alebo OneDrive. Vyberte súbor a kliknite na jeden z týchto dvoch príkazov. Možnosť Presunúť do presunie váš dokument s ochranou metadát a histórie verzií do iného priečinka v tej istej knižnici, do inej knižnice alebo na iný web.
Táto metóda je ideálna pre koncových používateľov, pretože je jednoduchá a priama. Umožňuje kopírovať a presúvať súbory a priečinky. Najlepšia vec je, že zachováva typy obsahu, históriu verzií vlastných metadát a vytvára, vytvára, upravuje a upravuje vlastnosti. Príkaz Kopírovať do, si však zachováva iba najnovšiu verziu - hlavnou nevýhodou je samozrejme skutočnosť, že táto metóda je výhradne pre SharePoint Online.
3. Spravujte obsah a štruktúru
Ak povolíte funkciu infraštruktúry publikovania servera SharePoint Server, pri prechode na správu stránok sa zobrazí odkaz Spravovať obsah a štruktúru. Pomocou tejto funkcie môžete presúvať / kopírovať dokumenty. Toto je jeden z najlepších hackov, ktorý vám pomôže presúvať viac dokumentov súčasne pri zachovaní histórie verzií, vytvorenej, vytvorenej, upravenej a upravenej podľa vlastností. Týmto spôsobom sa zachováva aj typ obsahu a metaúdaje.
Musíte však zapnúť funkciu publikovania. Ani potom nebudete môcť presunúť viac priečinkov. Možno najväčšou nevýhodou tejto metódy je to, že ak ju chcete používať, musíte byť vlastníkom stránok. Jo, a funguje to iba na jednom mieste.
4. Organizátor obsahu
Jednoducho aktivujte funkciu organizátora obsahu a potom vyberte pravidlá smerovania, ktoré chcete použiť, a vložte dokument, ktorý chcete presunúť, do rozbaľovacej knižnice. Táto metóda vám tiež umožňuje presunúť dokumenty na iné miesto. Konfigurácia trvá chvíľu, ale musíte to urobiť iba raz. Zachováva tiež typy obsahu a vlastné metaúdaje.
Aj keď to nezachová históriu verzií a vyžaduje si administrátora, má užitočnú funkciu, ktorá vám umožní nasmerovať dokument do priečinka.
5. Nástroj na migráciu SharePoint
Microsoft vie, že presúvanie dokumentov v službe SharePoint môže byť trochu zložitejšie. Z tohto dôvodu spoločnosť prišla s bezplatným nástrojom na migráciu SharePoint. Tento nástroj spracováva všetko od malých až po veľké migrácie, ktoré môžu zahŕňať súbory, priečinky a dokonca aj zoznamy z lokality SharePoint. Položky sa presunú do OneDrive alebo SharePoint.
Najviditeľnejšou výhodou tejto metódy je schopnosť nástroja zvládnuť veľké migrácie. Je tiež veľmi prispôsobiteľný a zachováva históriu verzií. Nie je však kompatibilný s verziami SharePoint pred rokom 2013. Naopak, niektoré migračné produkty tretích strán sú výrazne prispôsobiteľnejšie.
6. Produkty tretích strán
Väčšina kvalitných produktov na migráciu dokumentov tretích strán nie je bezplatná, ale majú tendenciu fungovať fantasticky, najmä pri rozsiahlych migráciách. Majú tendenciu byť prispôsobiteľné a vysoko prispôsobiteľné. Väčšina z týchto produktov si dokáže uchovať všetko vrátane typov obsahu, metadát, všetkých vlastností a histórie verzií.
Na druhej strane táto metóda stojí peniaze. Keď zvážite skutočnosť, že platíte za nástroj, ktorý vám pomôže pri presúvaní dokumentov, začnete sa pýtať, prečo SharePoint ešte neprichádza s užívateľsky prívetivou možnosťou. Ďalšou nevýhodou je, že produkty tretích strán vyžadujú, aby ich správca nakonfiguroval a spustil.
7. Vlastné riešenie
Nakoniec môžete kódovať svoje vlastné riešenie pomocou rôznych techník, napríklad REST API. Koncový používateľ nemusí smerovať nič, môžete si prispôsobiť toľko, koľko chcete, a môžete sa ubezpečiť, že všetko zostáva v dokumentoch. Na druhej strane musíte byť schopní kódovať a stráviť nejaký čas písaním a udržiavaním kódu, čo môže byť obzvlášť zložité v čase aktualizácie produktu.
Vyberte si spôsob
V službe SharePoint existuje ešte viac metód na presúvanie dokumentov, tieto by však mali pokryť väčšinu vašich potrieb. Najprv zvážte, čo potrebujete, a čoskoro budete presne vedieť, ktorú metódu použiť.
Ktorú z týchto metód uprednostňujete? Už ste použili viac ako jednu? Diskutovať.
