Dokumenty Google predstavujú revolučný spôsob správy súborov a dokumentov v modernom veku. Umožňuje vám okamžite spolupracovať s rôznymi používateľmi a zároveň poskytuje prístup k informáciám z ľubovoľného zariadenia s pripojením na internet.
Prečítajte si aj náš článok Ako odstrániť všetky dokumenty z Dokumentov Google
Pri práci v službe Dokumenty Google - najmä ak tieto súbory spravujete každý deň - je však nevyhnutné, aby ste mali neuveriteľne usporiadanú organizáciu. Ak tak neurobíte, riskujete stratu dôležitých údajov a stratu času hľadaním vecí, ktoré ste mohli okamžite nájsť.
Ak chcete pomôcť s organizáciou v službe Dokumenty Google, chcete používať priečinky. Priečinky sú skvelé, pretože vám pomôžu zoskupiť rôzne nápady na témy do jedného digitálneho segmentu. Môžete ich použiť na usporiadanie podľa pracoviska, koncepcie, kategórie a ďalších. Dokumenty Google však nemôžu vytvárať priečinky samy o sebe. Namiesto toho ich skutočne vytvárate v službe Disk Google - systém, ktorý sa spája priamo s iným softvérom Google. Neboj sa; proces je stále neuveriteľne jednoduchý.
V tejto príručke vám ukážeme, ako vytvoriť priečinok na Disku Google na usporiadanie vašich dokumentov Google.
Ako vytvoriť priečinok na Disku Google
Ak chcete vytvoriť priečinok na Disku Google, budete chcieť otvoriť preferovaný prehliadač. Potom prejdite na Disk Google, prihláste sa a budete mať prístup ku všetkým svojim súborom a dokumentom pred vami.
Odtiaľ môžete vytvoriť nový dokument na usporiadanie alebo si vybrať dokumenty, ktoré už máte umiestnené.
Organizácia v dokumente
Ak ste v dokumente Dokumenty Google, môžete prejsť ku kľúču priečinka vedľa názvu. Odtiaľ máte možnosť pomenovať nový priečinok alebo pridať dokument do existujúceho priečinka. Ak chcete pridať do existujúceho priečinka, kliknite na určený priečinok a vyberte „Presunúť sem“ a dokument sa uloží do digitálneho úložného priestoru.
Organizácia mimo dokumentu
Ako asi viete, Disk Google spravuje Dokumenty Google, Tabuľky Google a Prezentácie Google. To vám umožní usporiadať všetky tri tieto segmenty a nápady na témy do jedného.
Ak sa nachádzate na Disku Google, ale nenachádzate sa v žiadnom konkrétnom dokumente, zobrazí sa zoznam všetkých vašich súborov. Ak ich chcete usporiadať, choďte doľava hore a vyberte tlačidlo „Nový“. Z tohto rozbaľovacieho zoznamu prejdite nadol na segment „Zložka“ a objaví sa nový. Pomenujte priečinok a zobrazí sa vo vašom zozname dokumentov.
Zoznam umiestňuje priečinky vyššie ako súbory, takže nezabudnite. V tejto ponuke máte niekoľko rôznych možností organizácie. Môžete presunúť svoje údaje na vrch priečinkov a umiestnia ich tam. Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na súbor a vybrať položku „Presunúť do“ a poskytne zoznam priečinkov, do ktorých môžete dokument presunúť.
Obaja sú neuveriteľne rýchle a každý spôsob urobí presne to, čo potrebujete: usporiadajte svoje súbory a dokumenty.
Správa priečinkov
Po usporiadaní súborov môžete zadať novú úroveň upratovania: usporiadanie priečinkov.
Môžete skopírovať a vložiť priečinky, presunúť ich do podpriečinkov, odstrániť ich a podobne. Ak chcete spravovať priečinok, jednoducho naň kliknite pravým tlačidlom myši v zozname a vyberte požadovanú možnosť z výsledného rozbaľovacieho zoznamu.
Priečinky tiež uľahčujú zdieľanie skupín dokumentov s ostatnými používateľmi. Namiesto toho, aby ste zdieľali každý súbor sám, môžete si vytvoriť priečinok, v ktorom sa budú ukladať rôzne dokumenty, a umožniť tak ostatným jeho správu. Zdieľaním tohto odkazu môžu používatelia s prístupom nahrávať nové dokumenty, pristupovať k ostatným a oveľa viac v reálnom čase. Už nemusíte čakať na odovzdanie dokumentu a potom ho budete zdieľať manuálne po tom všetkom čakaní - bežná sťažnosť u častých spolupracovníkov služby Disk Google.
Vonkajšie schopnosti
Priečinky Disku môžete otvoriť aj v iných aplikáciách, ako je napríklad aplikácia na obchodné rozhovory, Slack alebo aplikácia na správu Airtable. Priečinky môžu mať aj rôzne farby a môžete ich označiť hviezdičkou, aby ste k nim mali ľahší prístup. Možnosti usporiadania súborov na Disku Google sú nekonečné.
Teraz, keď viete, ako usporiadať svoje súbory na Disku Google, nezabudnite stráviť nejaký čas vymýšľaním najlepšieho postupu pre vás. Niektorí ľudia majú radi rôzne priečinky pre všetko, zatiaľ čo iní dávajú prednosť hromadeniu veľkých skupín do jedného priečinka s podpriečinkami. V oboch prípadoch vám fantastický organizačný systém služby Disk Google poskytne nástroje, vďaka ktorým bude vaša práca napredovať, namiesto toho, aby ste museli tráviť čas hľadaním rôznych dokumentov a súborov.
