Zasielanie e-mailov predčasne alebo omylom môže byť ťažký zážitok.
Prečítajte si tiež článok Ako automaticky poslať e-mail ďalej v programe Outlook
Predstavte si, že pošlete svojmu šéfovi opuchnuté, znetvorené a pulzujúce snímky vašej nedávno zranenej veľkej paličky (ktorá mala byť zaslaná vášmu priateľovi), s titulom: „Kámo, pozri sa na toho zlého chlapca!“ Alebo si predstavte, že píšete návrh práce, a potom veľkoryso posypte vašu správu pomocou série nepríjemných preklepov, vďaka ktorým by ste vyzerali ako negramotní buffoon a potom zmizli zmyselne po kliknutí na tlačidlo „odoslať“! Skutočne tvrdé veci.
Niekedy sa môže e-mailová komunikácia javiť ako katastrofa mini PR, ktorá čaká, až sa stane. Ak ste tak nemotorní, ako sme, a máte sklon zničiť váš imidž v priebehu niekoľkých sekúnd odoslaním zle premyslených e-mailov, nemusíte sa obávať, pretože na obzore existuje nádej na ďalšie.
Je to samotný Microsoft, ktorý príde k našej záchrane tentoraz, a šikovní ľudia tam robia tak, že nám ponúkajú funkciu v programe Outlook (program na vytváranie správ), ktorý môže zvrátiť odosielanie e-mailov, alebo ich aspoň odložiť. !
, ukážeme vám, ako zožať výhody tohto úprimne monumentálneho prvku a zachrániť tak svoju tvár v mnohých potenciálne trápnych situáciách v budúcnosti. Vysvetlíme tiež, ako povoliť samotnú funkciu. (Nie je to presne jadrová veda, ale stále si zaslúži nejaké vysvetlenie.)
Ako potom systém funguje?
Po prvé, poďme osloviť slona v miestnosti: Systém Outlook skutočne neodvráti odoslané správy, rovnako ako ich odloženie o pár minút odložiť. Teraz vám tento obrat udalostí môže prinútiť myslieť si, že vyššie uvedená funkcia je celkom nevýrazná alebo dokonca úplne zbytočná, ale na chvíľu tu s nami buďte.
Zváž toto.
Spravodlivý podiel zle konštruovaných e-mailov bude odoslaný kvôli banálnym nekonzistentnostiam, ako sú obyčajná netrpezlivosť alebo nezmyslený súbor prstov, ktoré sa nemôžu dočkať, kým kliknú na tlačidlo „odoslať“. Preto funkcia, ktorá odkladá odosielanie vašej správy na pár okamihov, môže byť hlavným prínosom vo vašom arzenáli na prevenciu katastrof.
Ak ste príliš leniví na to, aby ste si skontrolovali svoju gramatiku, interpunkciu alebo či to, čo ste práve pripravili, má v prvom rade zmysel, funkcia „vrátiť späť odoslať“ zaistí vašu bezpečnosť. Je to ako jedna z tých aplikácií, ktorá žiada vodiča taxi, ktorý riadi vaše auto a sám v ňom doma, ak ste príliš opití, aby ste to urobili sami.
Nezabudnite, že ak chcete uskutočniť hovor, musíte kliknúť na niekoľko tlačidiel. Podobne ako tento mechanik, Outlook nakoniec pošle správu bez ohľadu na to, ako strašne sa dá dokopy. Preto, aby ste túto funkciu mohli dobre využiť, nezabudnite vykonať rýchlu kontrolu obsahu správy skôr, ako bude odoslaná navždy.
Dostupnosť „vrátiť späť“
"Aha, ale je to odložené poslanie , však?" Áno, viete, čo sme mysleli. Tu používame tieto dva výrazy zameniteľne. Ide o to, že táto funkcia je príťažlivá, pretože nie je k dispozícii vo všetkých verziách programu Outlook.
Presnejšie povedané, možnosť „vrátiť späť“ môžete použiť iba vo verziách 2010, 2013 a 2016 - teda novšie verzie. Pokiaľ ide o staršie, zdá sa, že existuje spôsob, ako ho používať, ale zdá sa, že je obťažovaný ťažkosťami, tvrdou logistikou a občas biedou. Aby staré verzie fungovali, musíte mať účet Microsoft Exchange.
Na tejto platforme musí správca túto funkciu zapnúť, ale aj potom funguje iba pre ľudí v rámci organizácie. Aby bola celá fiesta ešte zábavnejšia, existuje ďalšia možnosť, ktorá umožňuje jednotlivcom v tíme zakázať vám vyvolanie správ posielaných priamo im. Je to neporiadok.
Každopádne, ak máte novšie verzie - je dobré ísť. Ak nie - smola.
Ako ju nastaviť - hĺbkové vysvetlenie pomerne jednoduchého postupu
1. Najprv kliknite na kartu File (Súbor) a rozbaľte ju. Keď získate úplné zobrazenie informácií o účte, kliknite na položku Pravidlá a upozornenia. Tým sa dostanete do sekcie, kde môžete spravovať staré pravidlá a vytvoriť nové.
2. Kliknite na tlačidlo Nové pravidlo a počkajte, kým sa sprievodca spustí. Môže to chvíľu trvať, ale pravdepodobne to začne takmer okamžite.
3. Akonáhle je sprievodca nastavený a funkčný, nezabudnite kliknúť na tlačidlo Použiť pravidlo na správy, ktoré posielam. V časti Začať od prázdneho pravidla nájdite riadok. Upozorňujeme, že existuje aj možnosť povoliť túto funkciu pre prichádzajúce správy.
4. Kliknite na Ďalej a potom na Áno, aby ste uplatnili nové pravidlo, ktoré ste práve vytvorili. To vás dovedie do ďalšej fázy vytvárania vlastných prostriedkov na udržanie potenciálne nečestných správ na uzde.
5. Ďalšia fáza spočíva v výbere toho, koľko času potrebujete na spracovanie a prekliknutie toho, čo ste napísali. V nasledujúcom kontextovom okne sa na vás sprievodca hodí a skontrolujte doručenie o niekoľko minút. Keď to urobíte, zobrazí sa malé kontextové okno, v ktorom môžete zadať požadovanú hodnotu. (Napríklad 5 alebo 10 minút)
6. Keď nastavíte hodnotu podľa svojich predstáv, kliknite na tlačidlo OK a potom na tlačidlo Ďalej, čím označíte začatie novej kapitoly v programe Sprievodca programom Outlook! (Je to len pomenovanie celej veci. Potom je program ukončený pre všetky zámery a účely, naozaj.)
7. Ako veľké finále druhov využite svoje nomenklatúrne talenty a pomenujte svoje nové pravidlo. (Mimochodom skontrolujte, či je začiarknuté políčko Zapnúť toto pravidlo.) Potom skontrolujte, či ste neznehodnotili názov svojho pravidla, kliknite na tlačidlo Dokončiť a voali - máte úplne nový program Outlook pravidlo volať svoj vlastný!
záver
Po zvážení všetkého sa zdá, že doplnok odkladania správ spoločnosti Microsoft k ich platforme Outlook sa javí ako užívateľsky prívetivý a humánny prvok, ktorý vám môže ušetriť veľa rozpakov, pokiaľ ide o komunikáciu prostredníctvom e-mailu. Palec hore, forsooth! Z našej strany dúfame, že ste tento článok považovali za užitočný, a prajeme vám veľa šťastných a bezplatných výmen e-mailov v budúcnosti.
