Druhý deň mi bola položená otázka, keď som niekomu ukázal, ako používať Gmail, a nebolo to prvýkrát, čo som to počul. Otázka znie: „Ako vytvorím kópie konceptov v Gmaile, takže nebude trvať tak dlho, kým odpovieme zákazníkom?“ Keď sa tu pokúšam pravidelne odpovedať na otázky týkajúce sa TechJunkie, myslel som si, že je to hlavný kandidát.
Prečítajte si tiež náš článok Ako objednať službu Gmail podľa veľkosti
Otázka sa vlastne pýta viac na e-mailové šablóny než na ukladanie kópií konceptu. Ukazoval som niekomu, ako nastaviť autoresponders a štítky pre ich nový obchodný e-mail. Chceli, aby klientom posielali niektoré e-mailové správy, aby ich udržali v slučke bez toho, aby ich celý deň zabrali správcovia. Odpoveď je vytvoriť e-mailové šablóny.
Môžete si ich vytvoriť a podľa potreby ich ponechať ako koncept, ale pomocou šablón môžete urobiť omnoho viac.
E-mailové šablóny
Šablóny e-mailov sú šetrivou milosťou všetkých majiteľov malých podnikov alebo tých, ktorí sa ocitnú v rovnakých veciach v rovnakých e-mailoch. Používal som ich už od založenia vlastnej firmy a v priebehu rokov mi ušetrili mnoho stoviek hodín.
E-mailové šablóny tiež môžu vyzerať profesionálnejšie. Môžete rýchlejšie reagovať a jednoduché „Ďakujeme vám za e-mail, jeden z našich tímov vás bude kontaktovať do 24 hodín“ môže priniesť zákazníkovi pocit, že si ho váži. Vzhľadom na to, aké ľahké to je, veľmi ich odporúčam používať.
Ako vytvorím e-mailové šablóny v Gmaile?
Šablóny hovorov služby Gmail Canned Responses a túto funkciu musíte povoliť skôr, ako ich budete môcť využiť. Po dokončení môžete vytvoriť ľubovoľný počet šablón e-mailov.
- Otvorte Gmail a prihláste sa.
- V ľavom hornom rohu vyberte ikonu ponuky ozubeného kolieska a vyberte položku Nastavenia.
- Vyberte kartu Labs.
- Prepnúť konzervované odpovede (šablóny) na možnosť Povoliť.
- V dolnej časti stránky vyberte možnosť Uložiť zmeny.
Teraz je funkcia povolená, môžeme začať vytvárať šablóny. Urobíte to z priečinka Doručená pošta v Gmaile, takže tam ideme ďalej.
- V priečinku Doručená pošta vyberte položku Napísať správu.
- Vytvorte e-mail, ktorý chcete vytvoriť, ako obvykle.
- Vyberte sivú šípku nadol v pravom dolnom rohu okna e-mailu.
- Vyberte možnosť Konzervované odpovede a Nová konzervovaná odpoveď.
- Dajte mu zmysluplné meno a uložte ho výberom OK.
Po uložení vašej vopred pripravenej odpovede môžete koncept bezpečne odstrániť.
Pri vypracúvaní vopred pripravenej odpovede musíte vyvážiť osobný kontakt s tým, aby ste boli dostatočne všeobecní, aby ste nikoho neurazili. Znamená to, že z e-mailu necháte veci, ako sú mená a dátumy, a nahradíte ich časovým rozvrhom. Alebo môžete tieto osobné dotyky pridať ešte pred odoslaním. Toto je vhodnejšie, pretože osobný dotyk vytvára vzťah, na ktorom môžete stavať. Nie vždy je to však možné, takže musíte použiť svoj úsudok.
Pomocou e-mailovej šablóny
Teraz ste vytvorili svoju e-mailovú šablónu alebo pripravenú odpoveď, je čas ju použiť. Keď dostanete prvú príležitosť využiť šablónu, postupujte takto:
- V e-maile, na ktorý chcete odpovedať, vyberte možnosť Odpovedať.
- Vyberte sivú šípku nadol v pravom dolnom rohu obrazovky.
- Vyberte možnosť Konzervované odpovede a vyberte odpoveď, ktorú ste vytvorili.
- Pridajte prispôsobené údaje, aby bol e-mail relevantný.
- Odoslať.
To isté môžete urobiť pomocou funkcie Napísať a vytvoriť nový e-mail, ale metódu odpovede považujem oveľa rýchlejšie.
Použitie vašej vopred pripravenej odpovede ako e-mailovej automatickej odpovede
Posunutie e-mailovej šablóny o krok ďalej, ako nastaviť prednastavenú odpoveď ako automatickú odpoveď na prichádzajúci e-mail. Konzervovanú odpoveď si budete musieť zachovať všeobecnú, ale je to vynikajúci spôsob, ako potvrdiť objednávky alebo otázky a vybudovať dobrý vzťah so zákazníkom.
- Otvorte Nastavenia v Gmaile a vyberte kartu Filtre.
- Vyberte textový odkaz Vytvoriť nový filter.
- Vytvorte kritériá na spustenie filtra. Pravdepodobne bude pre vás jedinečný, takže vyberte niečo, čo funguje.
- V pravom dolnom rohu okna vyberte možnosť Vytvoriť filter pomocou tohto vyhľadávania.
- Vyberte položku Poslať vopred pripravenú odpoveď a odpoveď, ktorú chcete použiť.
- Vyberte možnosť Vytvoriť filter.
Teraz, keď sú splnené kritériá filtra, Gmail automaticky pošle vašu vopred pripravenú odpoveď. Toto je ideálne pre potvrdenia alebo aktualizácie a dá sa nastaviť tak, aby sa spúšťalo niekoľkými spôsobmi. Nie je možné, aby som ich všetky vymenoval tu, ale vo svojich e-mailoch rozpoznáte vzor, ktorý môžete použiť. Napríklad všetky e-maily sa odosielajú na vašu e-mailovú adresu alebo na akýkoľvek e-mail obsahujúci slovo „Objednať“. Získate nápad.
