Napriek tomu, že e-maily boli už viac ako tridsať rokov, e-maily stále zaberajú voľný čas, sú obťažujúce, frustrujúce a rozhorčené. Nepárny e-mail nás tiež poteší, ale z väčšej časti sú skôr fuškou než potešením. A čo keby ste mohli automaticky označovať e-maily v Gmaile, triediť ich všetky, používať štítky a odstraňovať spam? Nezlepšilo by to život?
Prečítajte si tiež náš článok Ako objednať službu Gmail podľa veľkosti
Pokiaľ ide o mňa, schránka s vlastným monitorovaním je svätým grálom. Spam možno odstrániť, marketingové a propagačné e-maily možno označiť a vylúčiť a dôležité e-maily je možné označiť ako také a umiestniť do priečinka, kde ich uvidíte. Všetky e-mailové platformy hovoria, že ponúkajú tento druh organizácie, ale podľa mojej skúsenosti poskytuje iba jednu. Gmail.
Funkcia štítkov doslova zmenila spôsob používania Gmailu. Teraz môžem s istotou použiť túto e-mailovú adresu na poistenie ponúk, registráciu na nové webové stránky a na všetky tie činnosti, ktoré by zvyčajne skončili lavínou spamu. Stále posielajú tú lavínu, ale teraz neprekonáva moju doručenú poštu.
Automaticky označovať e-maily v Gmaile
Štítky vám pomôžu usporiadať všetky vaše e-maily a usporiadať ich zvládnuteľným spôsobom. Štítky sú službou Gmail a hovoria o priečinkoch a pomocou týchto štítkov môžu automaticky identifikovať, klasifikovať a potom usporiadať všetky prichádzajúce e-maily.
Napríklad pri nastavení označenia poistenia môžem označiť a odoslať do tohto priečinka všetky obvyklé poisťovacie ponuky a marketing od môjho poisťovateľa. Potom ich môžem podľa potreby čítať alebo hromadne mazať. Môžem to opláchnuť a zopakovať toľkokrát, koľkokrát sa mi páči pre akýkoľvek predmet alebo odosielateľa, ktorý zaplavuje moju doručenú poštu.
Vytvorme štítok nevyžiadaných e-mailov, ktorý zoradí všetky nevyžiadané e-maily, ktoré vlastný filter služby Gmail nezachytí.
- Z ponuky vľavo vyberte Vytvoriť štítok. Vyberte Viac, ak to nie je viditeľné.
- Pomenujte svoje nové označenie niečoho zmysluplného a vyberte položku Vytvoriť.
- Vyberte nový štítok a na vyhľadávacom paneli v hornej časti stránky vyberte šípku nadol.
- Pridajte do riadku Zahrnúť slová slová „zrušiť odber“.
- Vyberte Vytvoriť filter.
- Vyberte Použiť štítok a vyberte štítok, ktorý ste vytvorili.
- Začiarknite políčko vedľa všetkých ďalších operátorov, ktorých chcete. Označiť ako prečítané je užitočné.
- Vyberte Vytvoriť filter.
Gmail zakaždým, keď príde spam alebo marketingový e-mail, vyhľadá ho na slovo „zrušiť odber“ a označí ho a presunie. Pretože naj legitímnejší spam niekde toto slovo obsahuje, je to najužitočnejší operátor, ktorý sa používa pri riešení spamu.
Označte pracovné e-maily v Gmaile
Pre ďalšie e-mailové filtre, napríklad od priateľov alebo z práce, môžete pridať štítok s ich menom, e-mailovú adresu @ worplace.com alebo niečo iné, čo je jedinečné pre odosielateľa alebo typ e-mailu. Potenciál týchto štítkov je obrovský.
Napríklad, ak pracujete mimo kanceláriu, môže byť užitočné nechať všetok pracovný e-mail poslať do pracovnej zložky, aby ste ich mohli rýchlo vidieť.
- Z ponuky vľavo vyberte Vytvoriť štítok.
- Pomenujte svoju novú menovku Work a vyberte Create.
- Vyberte menovku Work a vyberte šípku nadol na vyhľadávacom paneli v hornej časti stránky.
- Pridajte poslednú časť e-mailovej adresy do riadku Od. Napríklad „@ pracovisko.com“.
- Vyberte Vytvoriť filter.
- Vyberte Použiť štítok a vyberte Pracovný štítok.
- Vyberte Vytvoriť filter.
Odteraz sa všetky pracovné e-maily z danej domény „@ pracovisko.com“ odošlú do pracovného priečinka, ktorý bol vytvorený v ľavej časti okna. Keďže sme nepridali žiadne operátory, nebudú označené ako prečítané a vedľa priečinka sa zobrazí počet e-mailov.
Vylúčenie e-mailov z menoviek
Ak zistíte, že v týchto štítkoch sú zachytené určité e-maily, ktoré by nemali byť, na ich odstránenie môžete použiť vylúčenia. Napríklad, ak si chcete ponechať určité informačné bulletiny, ktoré tiež používajú „odhlásenie“ a dostanú sa do zachyteného filtra, môžete ich vylúčiť pomocou operátora „-“.
Stačí pridať - (* @ emailaddress.com) do časti Od filtra a nebudú zahrnuté. * Je zástupný znak, ktorý zachytí akúkoľvek adresu z tejto domény a znak „-“ hovorí službe Gmail, aby do štítka nezadala adresu.
V Gmaile si môžete vytvoriť ľubovoľný počet štítkov a nechať ich robiť najrôznejšie veci od triedenia spamu po filtrovanie práce, skupín, koníčkov a podobne. Ak vaša doručená pošta praskla na švíkoch z príliš veľkého množstva koša a v dôsledku toho ste stratili užitočné e-maily, je to veľmi jednoduchý spôsob, ako získať späť kontrolu.
Ak by Gmail mohol nejako prísť s doplnkom, ktorý by ma mohol automaticky odhlásiť zo stoviek smetných e-mailov, ktoré dostávam každý týždeň, naozaj by to bol konečný e-mail!
