Ako automaticky zahrnúť podpis do e-mailov programu Outlook

Pridaním podpisu do e-mailovej správy získate nádych profesionality. Hádzanie logom a vaše kontaktné informácie poskytujú propagáciu značky pre inak fádnu korešpondenciu. Umožňuje to tým, ktorí vás chcú kontaktovať inými spôsobmi. Vytvorenie a použitie podpisu v programe Microsoft Outlook je dosť jednoduchá úloha. V závislosti od cieľového publika môžete dokonca vytvoriť viac prispôsobených podpisov.

Program Outlook však pripojí podpis iba k novo odoslaným alebo preposlaným e-mailovým správam. E-maily, ktoré ste odoslali pred vytvorením podpisu, budú stále chýbať. Ak chcete pridať podpis k starším správam, musíte prejsť do nastavení programu Outlook a zmeniť niekoľko vecí.

Váš podpis môže obsahovať text, obrázky, vašu elektronickú vizitku, logo alebo dokonca obrázok vášho vlastnoručného podpisu. Program Outlook môžete nastaviť tak, aby sa podpisy automaticky pridávali do všetkých odchádzajúcich správ alebo si vytvorili svoj podpis a pridávali ho do správ pre každý prípad osobitne.

Pridanie podpisu do korešpondencie programu Outlook

Postup pri rozdeľovaní e-mailov s podpisom bude závisieť od verzie aplikácie Outlook, ktorú práve používate. Existuje postup pre tých, ktorí používajú staršie verzie softvéru (2007 - 2010) a jeden pre novšie verzie (2010+), ako aj používateľov balíka Microsoft Office 365.

Začnime s najnovšími verziami.

Verzie programu Outlook 2010+ vrátane programu Outlook pre 365

Vytvorenie nového podpisu pre e-mail programu Outlook:

1. Kliknutím vytvoríte nový e-mail.
2. Kliknite na Podpis a potom na Podpisy na karte Správa.
   • V závislosti od veľkosti okna programu Outlook a od toho, či píšete novú e-mailovú správu alebo odpoveď alebo vpred, karta „Správa“ a tlačidlo Podpis sa môžu nachádzať na dvoch rôznych miestach. K tlačidlu podpisu však zvyčajne patrí priložiť súbor a priložiť položka vo vnútri časti „Zahrnúť“ v ponuke „Správa“.
3. Na karte „E-mailový podpis“ pod políčkom „Vybrať podpis na úpravu“ vyberte možnosť Nový a do dialógového okna „Nový podpis“ zadajte názov nového podpisu.
4. Hneď pod položkou „Upraviť podpis“ napíšte svoj podpis do poskytnutej oblasti.
   • Toto okno vám umožňuje meniť písma, farby a veľkosti písma, ako aj zarovnanie textu.
   • Ak chcete do svojho e-mailového podpisu pridať odkazy a obrázky, zmeniť písma a farby a zarovnať text, môžete tak urobiť pomocou panela mini formátovania v časti „Upraviť podpis“.
   • Môžete dokonca vytvoriť robustnejší podpis s guľkami, tabuľkami alebo orámovaním, pomocou aplikácie Microsoft Word na formátovanie textu. Potom ich preneste pomocou jednoduchej kópie ( Ctrl + C ) a prilepte ( Ctrl + V ) na podpis do poľa „Upraviť podpis“.
   • Do svojho podpisu môžete pridať aj ikony a odkazy na sociálne médiá, ktorých sa neskôr dotknem.
5. Keď je podpis taký, aký chcete, v časti „Vybrať predvolený podpis“ nastavte nasledujúce možnosti:
   • Vyberte e-mailový účet, ku ktorému chcete priradiť svoj podpis, pomocou rozbaľovacej ponuky E-mailový účet. Pre každý e-mailový účet, ktorý používate v programe Outlook, môžete mať rôzne podpisy.
   • Ak chcete, aby sa váš podpis automaticky pridal do všetkých budúcich správ, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Nové správy“ a vyberte podpis. Ak nechcete predvolene nastaviť automatické nastavenie, vyberte (žiadne) . To umožní, aby každá nová správa, ktorú odošlete, nemala žiadny podpis, vrátane tých, ktoré boli preposlané a zodpovedané.
   • Ak chcete, aby sa vo vašich správach zobrazoval podpis, na ktorý odpovedáte a preposielali ďalej, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Odpovede / preposlať“ a vyberte podpis. Tento podpis sa automaticky pridá vždy, keď odpoviete alebo pošlete e-mail ďalej. Ak túto množinu nemáte, vyberte namiesto toho (žiadne) .
6. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK a vráťte sa späť, aby ste uložili svoj podpis a vrátili sa k novej správe.
   • Je dôležité si uvedomiť, že aktuálna správa, v ktorej ste podpis vytvorili, nebude mať podpísaný podpis. Z nejakého dôvodu sa podpis objaví iba v správach, ktoré nasledujú. Ak ste sa tešili na podpis, budete ho musieť pridať ručne.

Ručné vloženie podpisu

Pre novú správu, ktorú ste začali s cieľom vytvorenia podpisu, alebo tých, ktorí nechcete, aby sa podpis nastavoval automaticky, môžete podpis vložiť aj naďalej ručne.

Urobiť tak:

1. Pri otvorenej e-mailovej správe kliknite na kartu „Správa“ a vyberte položku Podpis .
2. Otvorí sa rozbaľovacia ponuka so všetkými uloženými podpismi. Kliknutím na podpis vyberte požadovaný podpis z možností. Teraz sa objaví vo vašej aktuálnej správe.

Pridanie loga alebo obrázka k vášmu podpisu

Značky všeobecne vyžadujú logá. Ak chcete k svojmu podpisu pridať obrázok, napríklad logo alebo ikonu sociálnych médií:

1. Otvorte novú e-mailovú správu a kliknite na kartu Správa.
2. Kliknite na Podpis a potom Podpisy .
3. Vyberte podpis, do ktorého chcete pridať logo alebo obrázok tak, že ich vyberiete v poli „Vybrať podpis na úpravu“.
4. Kliknite na ikonu Pridať obrázok, vyhľadajte obrázok, ktorý chcete pridať zo súborov v počítači, a potom vyberte položku Vložiť .
   • Veľkosť obrázka alebo loga môžete zmeniť kliknutím pravým tlačidlom myši na obrázok a výberom možnosti Obrázok z možností ponuky. Kliknite na kartu „Veľkosť“ a pomocou poskytnutých možností zmeňte veľkosť obrázka podľa svojich požiadaviek.
   • Aby ste zachovali proporcie obrazu, nechajte začiarknuté políčko „Uzamknúť pomer strán“.
5. Po zmene veľkosti obrázka a pripravení na použitie kliknite na tlačidlo OK .
6. Pokračujte ďalším kliknutím na tlačidlo OK a uložte všetky zmeny, ktoré ste práve urobili vo svojom podpise.

Verzie programu Microsoft Outlook 2007 - 2010

Vytvorenie nového podpisu pomocou staršej verzie programu Microsoft Outlook:

1. Vyberte novú správu.
2. Kliknite na kartu Správa a vyberte možnosť Podpis v časti Zahrnúť.
3. Keď sa objaví, kliknite na Podpisy.
4. Na karte „Podpis e-mailu“ kliknite na položku Nový .
5. Zadajte názov svojho podpisu a potom kliknite na tlačidlo OK .
6. Do poľa „Upraviť podpis“ zadajte text, ktorý chcete zahrnúť do svojho podpisu.
   • Text môžete naformátovať zvýraznením textu, ktorý chcete upraviť, a pomocou tlačidiel štýlu a formátovania podľa požadovaných možností.
   • Ak pridáte ďalšie prvky, ako sú obrázky, hypertextové odkazy a elektronické vizitky, kliknite na miesto, kde sa má prvok zobraziť, a:
     • Elektronická vizitka - Kliknite na tlačidlo Vizitka a potom kliknite na jeden z kontaktov v zozname „Zaradené ako“. Kliknite na tlačidlo OK .
     • Hyperlink - Kliknite na ikonu Hyperlink a zadajte (alebo prilepte) adresu URL, na ktorú bude odkaz odkazovať. Kliknite na tlačidlo OK .
     • Obrázok / Obrázok - Kliknite na ikonu Obrázok, vyhľadajte obrázok, ktorý chcete nahrať do svojho podpisu, vyberte ho a potom kliknite na tlačidlo OK .
7. Po dokončení úprav kliknite na tlačidlo OK a dokončite vytvorenie podpisu.
   • V e-maile, ktorý máte momentálne otvorený na vytvorenie podpisu, nebude podpis automaticky pridaný. Budete to musieť urobiť manuálne.

Pridanie podpisu do e-mailových správ

Podpisy môžu byť pridané automaticky alebo ručne do všetkých odchádzajúcich správ, odpovedí a ďalej. Na každý odoslaný e-mail je možné použiť iba jeden podpis, takže ak sa rozhodnete mať jeden súbor nastavený automaticky, bolo by najlepšie, keby bol podpis zameraný na širší okruh divákov.

Automatické vloženie podpisu do vašej e-mailovej správy:

1. Vytvorte nový e-mail.
2. Prejdite na kartu Správa a kliknite na podpis v časti Zahrnúť.
3. Keď sa objaví, kliknite na Podpisy.
4. Vyhľadajte „Vybrať predvolený podpis“, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Zoznam e-mailových účtov“ a vyberte e-mailový účet, s ktorým chcete priradiť podpis.
5. Vyberte podpis, ktorý chcete zahrnúť, výberom jedného zo zoznamu „Nové správy“.
   • Ak chcete preposlať ďalej a odpovede, ak chcete pridať podpis, vyberte požadovaný podpis z rozbaľovacieho zoznamu „Odpovede / preposielanie“. Kliknite na (žiadne), ak nechcete mať podpis s vašimi odpoveďami a preposielajte e-mailové správy.
6. Kliknutím na tlačidlo OK uložíte nastavenia podpisu.

Manuálne pridanie podpisu do e-mailovej správy:

1. Vytvorte novú e-mailovú správu.
2. Kliknite na kartu Správa.
3. Kliknite na podpis, ktorý sa nachádza v časti Zahrnúť.
4. Kliknutím na podpis vyberte podpis, ktorý chcete vložiť.

Podpis sa teraz objaví vo vašej odchádzajúcej správe. Ak ste zvolili nesprávne alebo len chcete odstrániť podpísaný podpis, zvýraznite ho v správe a kliknite na Odstrániť (alebo Backspace ) na klávesnici.

Používanie účtu Microsoft Office 365 s Outlook.com

Pre tých, ktorí používajú program Outlook na webe s účtom Microsoft Office 365, budete musieť vytvoriť podpis v oboch produktoch.

Postup vytvorenia a použitia e-mailových podpisov v programe Outlook na webe:

1. Prihláste sa do svojho účtu Outlook.com a otvorte svoje nastavenia kliknutím na ikonu ozubeného kolieska v hornej časti stránky.
2. Kliknite na E-mail, potom napíšte a odpovedzte .
3. Zadajte svoj podpis do oblasti Podpis e-mailu.
   • Poskytnuté možnosti formátovania môžete použiť na zmenu vzhľadu vášho podpisu podľa vašich predstáv.
   • Na jeden účet môžete mať iba jeden podpis.
   • Ak chcete, aby sa podpis automaticky zobrazoval automaticky pre všetky budúce správy, začiarknite políčko „Automaticky zahrnúť môj podpis do nových správ, ktoré zostavím“. Vďaka tomu sú všetky budúce zložené e-maily, aby sa váš podpis zobrazil v spodnej časti.
   • Pre posielanie ďalej a odpovede bude potrebné začiarknuť políčko „Automaticky zahrnúť môj podpis do správ, ktoré posielam ďalej alebo na ne odpovedám“.
   • Ak nezačiarknete jednu z týchto možností, budete musieť ručne pridať svoj podpis do každej e-mailovej správy, ktorú napíšete.
4. Po dokončení úprav kliknite na tlačidlo Uložiť .

Manuálne pridanie podpisu:

1. V poštovej schránke vyberte možnosť Nová správa.
2. Napíšte správu v plnom rozsahu a kliknite na ikonu trojitej bodky.
3. Odtiaľ vyberte možnosť Vložiť podpis .
4. Keď je vaša správa pripravená ísť von, kliknite na tlačidlo Odoslať .