Sledovanie čísel fakturácie môže byť veľmi dôležité. Všetky čísla faktúr sú za sebou, takže pokus o ich manuálne zadanie má možnosť ľudskej chyby a poskytuje menej ako optimálne výsledky. Nie vždy je ľahké zapamätať si ďalšie číslo v poradí, najmä keď čísla začínajú stúpať. Zabudnutím na predchádzajúce číslo by ste mohli skončiť s trochou prekrývania sa v hárku programu Excel, čo môže spôsobiť zmätok ďalej v rade.
Prečítajte si tiež článok Ako odstrániť všetky prázdne stĺpce v programe Microsoft Excel
Už je dosť ťažké pamätať si, kde ste nechali svoje kľúče alebo aby ste si niečo z mrazničky vybrali na večeru, nepotrebujete ešte dosť klepnutia na pamäť. Namiesto toho môže byť najlepšie nechať Excel automaticky generovať čísla faktúr za vás.
„Bolo by to nesmierne užitočné. Čo teda musím urobiť? “
Pokiaľ viem, existujú dva spôsoby, ako môžete automaticky generovať čísla faktúr v Exceli. V tomto článku sú vysvetlené obidve, aby ste sa uistili, že sa môžete vyhnúť prekrývaniu faktúr a nemusíte sa už starať o to, ktoré číslo je najbližšie.
Automatické generovanie faktúry pre Excel
Ako už bolo spomenuté, existujú dva spôsoby, ako automaticky pridávať čísla faktúr do tabuľky alebo zošita programu Excel. Prvým je použitie vzorca vo VBA (Visual Basic for Applications) na vygenerovanie čísel faktúr pre jeden zošit. Druhým spôsobom je použitie funkcie Kutools pre funkciu Excel na vloženie poradových čísel. Táto možnosť vám umožní generovať čísla faktúr vo viacerých tabuľkách a pracovných zošity.
Metóda 1: Automatický generátor čísel faktúr pomocou jazyka Visual Basic for Applications
Začať:
Môžete vytvoriť nový zošit alebo otvoriť existujúci zošit, ktorý chcete použiť na automatické generovanie čísla faktúry.
Vyhľadajte a zvýraznite prázdnu bunku (kliknite na ňu ľavým tlačidlom) a zadajte prvé číslo, ktoré bude použité ako počiatočné číslo pre všetky vaše ďalšie čísla faktúr. Ako začiatočný bod si môžete zvoliť niečo ako 00 000 alebo 10 000. V našom príklade použijeme 00000 a umiestni sa do bunky C3.
Stlačením Alt + F11 otvorte dialógové okno Microsoft Visual Basic for Applications. Rozviňte svoj aktuálny zošit (VBAProject, môže sa zobraziť ako Kniha 1, ak je nový) a dvakrát kliknite na ThisWorkbook.
Môžete zadať nasledujúci kód alebo jednoducho skopírovať a vložiť (zvýraznite kód a stlačte Ctrl + C a potom kliknite ľavým tlačidlom myši do okna a stlačte Ctrl + V ) kód do úvodného okna.
VBA: Generátor hlasových čísel
| 1 2 3 | Súkromný pracovný zošit_Open () Rozsah („C3“). Hodnota = Rozsah („C3“). Hodnota + 1 End Sub |
„C3“ je bunka, do ktorej ste zadali počiatočné číslo faktúry. Pred vložením do okna ho nezabudnite zmeniť.
Nasledujúce vzorce vám umožňujú overiť čísla faktúr. Môžu byť trochu ťažko zapamätateľné okamžite, ale vždy ich môžete uložiť ako položku Autotext, ak ich budete neskôr potrebovať znova.
| Nie. | vzorec | Fakturačné čísla |
| 1 | = "CompanyName" a text (TODAY (), "RRMMDD") C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = ”CompanyName” & TEXT (DNES (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = ”CompanyName” & TEXT (NOW (), ”MMDDHHMMSS”) & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = ”CompanyName” & TEXT (NOW (), ”0 ″) & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = ”CompanyName” & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Nezabudnite, že C3 vo vzorci je bunka, do ktorej ste zadali počiatočné číslo faktúry. Názov spoločnosti je vyhradený pre text, ktorý chcete zobraziť v číslach faktúr. Zmeňte ju podľa toho, čo vám vyhovuje.
Budete chcieť umiestniť vzorec do bunky pre automatické generovanie faktúr. Toto nie je rovnaká bunka, v ktorej máte počiatočné číslo faktúry, ale určená bunka pre výsledky. Po úprave vzorca podľa svojich potrieb ho môžete skopírovať a vložiť do bunky a stlačením klávesu Enter získať číslo faktúry.
Po dokončení nezabudnite uložiť aktuálny zošit. Ak to chcete urobiť, kliknite na položku File (Súbor) a potom na Save (( Uložiť ako), ak chcete podať nový alebo pod iným menom). Zadajte názov zošita a ubezpečte sa, že je políčko Uložiť ako typ nastavené na zošit Excel Macro Enabled Workbook (* .xlsm). Vyberte, kam sa uloží, a potom stačí kliknúť na tlačidlo Uložiť .
Zakaždým, keď otvoríte zošit Generátora čísel faktúr, bude číslo faktúry o jedno číslo väčšie ako naposledy. Nezabudnite zošit uložiť pred jeho uzavretím vždy, keď sa práca stratí.
Metóda 2: Pridajte číslo faktúry pomocou Kutools pre Excel
Tí z vás, ktorí potrebujú spôsob, ako generovať čísla faktúr pre viaceré zošity, zistia, že tieto potreby boli pri používaní Kutools splnené. Prvá zahrnutá metóda je určená iba pre jednu tabuľku alebo zošit a pri nešťastnej možnosti prekrývania sa, keď zabudnete uložiť. Kutools pre Excel poskytuje opravu pre tieto a ďalšie problémy.
Začať:
Rovnako ako predtým zvýraznite a vyberte bunku pre číslo svojej faktúry. Potom musíte kliknúť na Kutools, potom na Insert a nakoniec Insert Sequence Number .
Keď sa zobrazí dialógové okno Insert Sequence Number, kliknite na tlačidlo New . Zobrazí sa okno na úpravu poradového čísla:
- Do poľa Názov sekvencie zadajte názov, aby ste mohli pomenovať svoju novú postupnosť čísel faktúr.
- Do poľa Prírastok vložte 1 .
- Do poľa Predpona (voliteľné) zadajte názov vašej spoločnosti alebo iný text, ktorý chcete vidieť na začiatku výsledkov čísla vašej faktúry.
- Počiatočné číslo všetkých budúcich čísel faktúr je možné zadať do políčka Počiatočné číslo. Číslo môže byť čokoľvek, čo by ste chceli, ale najlepšie by bolo, keby to bolo jednoduché. Postačuje 00000 alebo 10 000. Ak chcete radšej čísla ponechať malé, môžete namiesto toho použiť jednu číslicu, napríklad 0 alebo 1.
- Počet číslic, ktoré budú mať vaše fakturačné čísla, môžete určiť zadaním čísla do políčka Počet číslic. S 5 alebo 6 nemôžete pokaziť.
- Dokončite proces kliknutím na tlačidlo Pridať .
Zatiaľ čo novovytvorená sekvencia zostáva vybratá, kliknite na Fill Range a potom stlačte tlačidlo Close pre ukončenie. Teraz bez ohľadu na to, v ktorom zošite používate funkciu Vložiť poradové číslo, sa automaticky vygeneruje číslo faktúry, pričom každé číslo je väčšie ako posledné.
