V pracovnom prostredí je nevyhnutné, aby ste si udržali organizovanú doručenú poštu, aby ste si zachovali efektívnosť. Preplnená schránka môže byť dosť veľká bolesť, najmä ak ste nútení listovať po horách starších e-mailov, ktoré už nemusíte potrebovať. Tieto staršie e-maily mohli slúžiť účelu, ale od tej doby sa pri hľadaní konkrétneho e-mailu stali prekážkami.
Prečítajte si tiež článok Ako vytvoriť alias služby Gmail
„Moja doručená pošta je katastrofa. Mám e-maily spred dvoch rokov. Naozaj to musím umiestniť. “
Aby ste sa vyhli časovej náročnosti, neodporúčam vám manuálne odstraňovať všetky vaše staré e-maily. Namiesto toho sa pomocou filtrov budete môcť rýchlejšie zbaviť týchto e-mailov. Vytvorením filtra môžete odstrániť staré správy na základe zadaného časového rámca. Jediný problém, ktorý vidím pri používaní filtrov, je ten, že sa vzťahujú iba na novoprijaté správy. V budúcnosti môžete použiť filtre, aby ste sa ubezpečili, že k pileupu nedôjde druhýkrát, ale čo tie e-maily, ktoré teraz vyplňujú vašu doručenú poštu?
Automatické odstránenie týchto starších e-mailov služby Gmail
Existuje niekoľko vecí, do ktorých sa treba pustiť, pokiaľ ide o zbavenie sa tých starších, už nepotrebných e-mailov, ktoré trápia vašu doručenú poštu v Gmaile. Prejdem si, ako nastaviť filtre, použiť ich na budúce použitie a ako sa zbaviť všetkých súčasných starých e-mailov pomocou doplnku Gmail, Email Studio.
Nastavenie filtrov
Prvá vec je prvá, poďme si nastaviť filtre .
Začať:
- Prihláste sa do svojho účtu Gmail pomocou požadovaných poverení.
- Nájdite ikonu ozubeného kolieska / prevodovky. Toto je ponuka Nastavenia Gmail a nájdete ju v pravom hornom rohu okna. Kliknite na túto ikonu a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Nastavenia .
- Kliknite na kartu Filtre a potom kliknite na položku Vytvoriť nový filter .
- Do vstupného poľa „Má slová“ napíšte nasledujúci text - older_than: x kde „x“ je časový rámec správ, ktoré chcete odstrániť. Toto bude číslo, po ktorom nasleduje písmeno. Nasledujúce písmená sa budú vzťahovať na časový rámec. Budete musieť používať „d“ celé dni, „w“ celé týždne a „m“ celé mesiace. Príkladom by bol older_than: 3d, ak chcete odstrániť e-maily staršie ako tri dni.
- Potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť filter pomocou tohto vyhľadávacieho tlačidla.
- Vyplňte políčka označené ako „Vymazať“ a „Tiež použiť filter na“ kliknutím na ne.
- Nakoniec kliknutím na položku Vytvoriť filter zobrazíte všetky svoje staršie e-maily. Na základe nastaveného dátumu prejdite z priečinka doručenej pošty do priečinka Kôš.
Keď sa správy odstránia v Gmaile, okamžite nezmiznú z existencie. Namiesto toho ich nájdete v priečinku Kôš. To znamená, že tieto e-maily sa stále započítavajú do vašej celkovej kapacity údajov. Ak ich chcete zbaviť v plnom rozsahu, môžete počkať, kým ich Gmail po 30 dňoch automaticky neodstráni, alebo ich všetky sami odstrániť. Ak ich chcete vykonať, kliknite na priečinok Kôš a potom na odkaz Vyprázdniť kôš .
Filter na budúce odstránenie (opätovná aplikácia)
Názov tohto článku sa zaoberá automatickým vymazaním. Bohužiaľ, filtre nemožno spustiť automaticky. Budete sa musieť vrátiť späť a znova použiť filter na svoju aktuálnu doručenú poštu.
Opätovné použitie filtra:
- Vráťte sa späť do svojich nastavení kliknutím na ikonu Ozubené koleso / ozubené koleso v pravom hornom rohu okna Gmailu a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku Nastavenia .
- Kliknite na kartu Filtre.
- Keďže ste už predtým vytvorili filter, teraz môžete kliknúť na položku Upraviť, ktorá sa nachádza vedľa tohto filtra. Ak ste predtým vytvorili viac filtrov, môžete ľahko nájsť ten, ktorý si želáte, pretože sa zobrazia kritériá pre každý filter.
- V časti, ktorá sa zobrazuje s kritériami vyhľadávania, kliknite na Pokračovať . Bude to obrazovka podobná tej, ktorá sa objavila pri nastavovaní pôvodného filtra.
- Znova začiarknite políčko vedľa položky „Použiť aj filter.“
- Tentoraz na aktiváciu filtra kliknite na Aktualizovať filter . Všetky vaše staršie e-maily nastavené na určený časový rámec sa teraz odhodia do priečinka Kôš .
E-mailové štúdio
Aplikácia Email Studio obsahuje šikovnú funkciu, ktorá automaticky odstráni všetky vaše staré e-maily od konkrétneho odosielateľa alebo od tých, ktoré sa nachádzajú v konkrétnom priečinku. Vstavaná funkcia automatického vymazania pomôže udržať vašu poštovú schránku v Gmaile omnoho viac organizovanú, čo vedie k efektívnejšiemu pracovnému prostrediu.
V e-mailovom štúdiu môžete archivovať a označiť „Označiť ako prečítané“ pre všetky e-maily, ktoré sa momentálne nachádzajú v doručenej pošte, ktoré sú v ňom už viac ako tri mesiace. Umožňuje vám tiež natrvalo odstrániť všetky e-maily z priečinkov Kôš a Spam automaticky po dvoch dňoch. Ako bonus navyše obsahuje funkcia Auto-Purge funkciu odhlasovania e-mailov, ktorá vám môže pomôcť ľahko odstrániť vašu e-mailovú adresu z ktoréhokoľvek z týchto poštových zoznamov otravných správ. Je tu tiež omnoho viac, o čo sa tento dodatok dá, ale mám pocit, že títo už zdôraznili, čo presne pre tento článok potrebujeme.
Základný balík je voľne použiteľný, ale aby ste produkt čo najlepšie využili, prémiová verzia sa ponúka za ročnú cenu 29 dolárov. Inovácia vám umožní vytvoriť viac súborov pravidiel o vyčistení a obsahuje e-mailový plánovač, zasielateľ a automatickú odpoveď.
Nastaviť a povoliť automatické čistenie v Gmaile
Samozrejme, prvá vec, ktorú musíte urobiť, je stiahnutie a inštalácia doplnku Email Studio. Keď sa to podarí, po otvorení ktorejkoľvek z vašich e-mailových správ v službe Gmail sa na pravom bočnom paneli zobrazí ikona e-mailového štúdia.
Ak ju chcete použiť:
- Otvorte doplnok Email Studio a prihláste sa pomocou svojho účtu Gmail.
- Zobrazí sa zoznam možností. Z týchto možností vyberte nástroj „Vyčistenie e-mailu“.
- Potom kliknite na Pridať nové pravidlo, aby ste nastavili pravidlo (niečo ako to, čo ste urobili s filtrami ).
- Nastavenie pravidla pozostáva z dvoch častí - budete musieť zadať podmienku a potom akciu. Zamyslite sa nad „príčinou a následkom“. Akcia sa spustí po splnení zadanej podmienky.
- Ak chcete nastaviť podmienku, budete môcť v Gmaile používať parametre rozšíreného vyhľadávania, ako napríklad newer_than alebo has: attachment alebo väčšie_than . Pomocou nich môžete nájsť presnú zhodu s e-mailovými správami Gmail, ktoré chcete archivovať, poslať do koša alebo premiestniť do iného priečinka.
- Po vytvorení pravidla kliknite na tlačidlo Uložiť . Aplikácia Email Studio bude teraz fungovať na pozadí a každú hodinu vykoná vykonanú kontrolu, keď e-mail spĺňa podmienky, ktoré sú s ňou spojené. Nebudete musieť robiť nič ručne.
