BCCing sami je veľmi užitočná vec pre sledovanie e-mailov. Ak uprednostňujete e-mail, ktorý ste poslali do svojej doručenej pošty, zvyčajne na účely ich kontroly, pridajte svoju vlastnú e-mailovú adresu ako BCC. Ľudia to však často prehliadajú, keď odosielajú dôležitý e-mail, čo vedie k tomu, že zabudnú sledovať. To môže ľahko viesť k problémom.
Našťastie existuje spôsob, ako sa automaticky BCC sami pri každom odoslaní e-mailu, čo je istý spôsob, ako zabezpečiť, aby ste sledovali každý e-mail. Povolenie automatického samokódovania BCC však nie je jednoduché. Zahŕňa to vytvorenie pravidla v programe Outlook.
Spravujte pravidlá a upozornenia
Auto BCC a CC je v programe Outlook veľká vec. Aby ste to dosiahli, budete si musieť stiahnuť nový doplnok pre svoj e-mailový účet založený na prehľadávači, program Microsoft Outlook vám však umožňuje vytvoriť pravidlo. Funkcia pravidiel sa nachádza pod možnosťou ponuky Spravovať pravidlá a upozornenia v hornej hornej časti obrazovky na karte Domovská stránka pod ikonou Pravidlá .
Kliknite na položku Spravovať pravidlá a upozornenia a zobrazí sa nové okno, ktoré vám umožní vytvoriť nové pravidlo. Kliknite na položku Nové pravidlo v ľavom hornom rohu tohto okna. Uvidíte 3 kategórie: Zostaňte organizovaní, Zostaňte v obraze a Začnite od prázdneho pravidla . Vyberte položku Použiť pravidlo na správy, ktoré posielam, v časti Štart z kategórie prázdnych pravidiel .
podmienky
V okne Sprievodca pravidlami môžete vybrať, ktoré e-maily sa budú odosielať ako správy BCC. Napríklad, kontrolou konkrétnych slov v možnostiach predmetu vytvárate automatické pravidlo BCC pre e-maily s určitými slovami, ktoré spomínate.
Keďže ste ten, kto posiela e-mail, môžete pomocou tejto šikovnej možnosti automaticky triediť svoje e-maily. Do zoznamu konkrétnych slov by ste mohli pridať slovo „Follow-up“ a označiť e-maily, ktoré musia toto slovo nasledovať.
Existuje tiež mnoho ďalších zaujímavých podmienok, ktoré môžete nastaviť pre svoje e-maily. Ak chcete, aby sa všetky e-maily, ktoré odošlete, uložili do priečinka Doručená pošta ako BCC, jednoducho kliknite na tlačidlo Ďalej bez toho, aby ste začiarkli niektoré z uvedených polí.
výnimky
Výnimky sú v podstate opakom týchto podmienok. Ako ste pravdepodobne uhádli, tu naznačujete situácie, v ktorých sa nechcete zahrnúť ako BCC. Mohli by ste postupovať podľa vyššie uvedeného príkladu a použiť výnimku, ak predmet obsahuje konkrétne slová . V tomto príklade môžete použiť príkaz „non-follow-up“, ale môže to spôsobiť neporiadok alebo dokonca chybu, pretože následné slová sú už súčasťou vašich podmienok.
Pravdepodobne vám bude lepšie, ak sa odošlete ľuďom alebo verejným skupinám alebo s výnimkou prípadov, keď sú priradené k niektorým výnimkám kategórie .
Akcia
Na tomto mieste „programujete“ akcie, na ktoré sa toto pravidlo vzťahuje. To znamená, že si vyberiete, čo sa stane s e-mailami, pre ktoré ste stanovili podmienky. Chcete sa ubezpečiť, že e-mail, ktorý pošlete, skončí v doručených, ale bohužiaľ tu neexistuje priama automatizácia príkazov BCC. To neznamená, že nemôžete napodobniť BCC.
Najskôr vyberte v kroku Kroky v Sprievodcovi pravidlami správu Cc pre ľudí alebo verejnú skupinu . Teraz kliknite na ľudí alebo verejnú skupinu a zadajte svoju e-mailovú adresu. Týmto spôsobom sa ubezpečíte, že e-mail, ktorý odošlete a ktorý spĺňa stanovené podmienky, skončí vo vašej doručenej pošte. Ak nechcete, aby sa vaša e-mailová adresa zobrazovala v e-mailových správach verejne, v prvom kroku začiarknite políčko Presunúť kópiu do určeného priečinka, kliknite na odkaz Určený priečinok a vyberte svoju doručenú poštu.
BCC vo vašej doručenej pošte
Vylepšením vlastnej pošty, aby vyhovovala vašim potrebám, získate obrovskú výhodu vo vašej práci. Zabezpečí, že vaša doručená pošta bude jemne vytriedená a dobrá organizácia je nevyhnutná v každej oblasti práce. Samozrejme, Sprievodca pravidlami programu Outlook má viac prípadov použitia, než len nastavenie automatického BCC. Je však nevyhnutné starostlivo plánovať veci a zabezpečiť, aby sa výnimky a podmienky neprekrývali a aby obsahovali správne typy e-mailov.
Kvalitné pravidlá automatického BCC vám môžu pomôcť pri triedení doručenej pošty. Ak to však urobíte zle, môžete zaplaviť svoju doručenú poštu, čo by mohlo viesť k vytvoreniu a ešte väčšiemu problému, ako je ten, ktorý ste sa rozhodli vyriešiť.
Používate v aplikácii Outlook automatický BCC? Ako ste to nastavili? Aké výnimky a podmienky používate a aké ďalšie pravidlá ste vytvorili?
