Ako automaticky abecedne zoradiť v hárkoch google

Tabuľky Google a Microsoft Excel zdieľajú mnoho podobných funkcií. Tí, ktorí sú oboznámení s programom Excel, zistia, že hoci väčšina funkcií je rovnaká, ich lokalizácia v Tabuľkách Google sa môže stať prekážkou pri oboznamovaní sa s programom.

Prečítajte si tiež náš článok Ako aplikovať vzorce na celé stĺpce v Tabuľkách Google

Schopnosť triediť a filtrovať vaše dáta, abecedne alebo číselne, je jednou z najbežnejšie používaných funkcií v programe Microsoft Excel. To isté možno povedať pre Tabuľky Google. Spôsob vykonávania úlohy však môže byť trochu iný.

„Poznám Excel viac, ale môj šéf chce, aby sme teraz používali Tabuľky Google. Organizovanie tabuliek je súčasťou práce. Môžeš pomôcť?"

Veľkú časť o Tabuľkách, rovnako ako v programe Excel, sa nebudete musieť starať o manuálne úpravy, keď budete chcieť zoradiť alebo filtrovať svoje údaje. Existuje spôsob, ako ich automaticky triediť podľa stĺpcov pomocou funkcií uvedených na kartách alebo pomocou vzorca, ktorý môžete umiestniť priamo do bunky.

Automatické usporiadanie Tabuliek Google podľa abecedy

Rýchle odkazy

• Automatické usporiadanie Tabuliek Google podľa abecedy
  • Triedenie dát a používanie filtrov
    • Triedenie dát
    • Filtrovanie údajov
    • Používanie filtrov vo vnútri tabuľky Google
    • Vytvorenie zobrazenia filtra
  • Tabuľky Google: abecedné zoradenie na pracovnej ploche
    • Abecedne usporiadajte údaje automaticky pomocou vzorca
  • Tabuľky Google: abecedné zoradenie na mobilnom zariadení

Nasledujúce kroky podrobne popisujú, ako môžete automaticky usporiadať svoje údaje v hárku Google. Zameriam sa na to, ako to urobiť podľa abecedy, ale rovnaké informácie možno použiť aj vtedy, ak chcete radšej údaje usporiadať číselne.

Predtým, ako pristúpime k konečnému cieľu, by som sa však rád trochu oboznámil s tým, aký je rozdiel medzi triedením a filtrovaním, ako použiť ktorúkoľvek z možností pre každú situáciu, pre ktorú ich môžete potrebovať, ako aj prejsť filtrovať zobrazenia.

Ak ste už dobre rozumeli triedeniu a filtrovaniu a chceli by ste sa iba dostať k automatickému abecedovaniu, článok môžete preskočiť ďalej. Pre všetkých ostatných, ktorí sa chcú niečo naučiť, musíme toho veľa pokryť, takže začnime.

Triedenie dát a používanie filtrov

Pri analýze a práci v Tabuľkách Google sa bude čoraz viac hromadiť. V takom prípade je oveľa dôležitejšia schopnosť usporiadať informácie. Tabuľky Google vám umožňujú reorganizovať tieto informácie triedením a použitím filtrov. Môžete to urobiť abecedne aj číselne, výber je len na vás. Môžete tiež použiť filter, aby ste zúžili údaje a dokonca skryli vybrané časti pred zobrazením.

Triedenie dát

Zoradenie údajov:

1. V prehliadači (preferovaný Google Chrome) otvorte tabuľku v Tabuľkách Google.
2. Zvýraznite bunku alebo bunky, ktoré chcete zoradiť.
   • Kliknutím ľavým tlačidlom myši na jednu bunku ju zvýrazníte. Pre viac buniek kliknite ľavým tlačidlom myši na začiatočnú bunku. Podržte Shift a potom kliknite ľavým tlačidlom myši v koncovej bunke.
   • Viac buniek je možné vybrať aj kliknutím ľavým tlačidlom myši na bunku a podržaním klávesu Ctrl a ľavým kliknutím na inú bunku. To pomáha, ak bunky, ktoré chcete triediť, nie sú sekvenčné.
   • Ak chcete vybrať celý hárok, kliknite na ľavý horný roh hárku alebo súčasne stlačte Ctrl + A.
3. Ďalej kliknite na kartu „Údaje“ a z možností vyberte možnosť Sort Range… .
4. Ak majú vaše stĺpce v rozbaľovacom okne tituly, začiarknite políčko vedľa riadka Údaje má riadok záhlavia .
5. Vyberte stĺpec, ktorý chcete najprv zoradiť, zmenou stĺpca „Zoradiť podľa“ do tohto stĺpca. Potom vyberte poradie zoradenia kliknutím na radiálne AZ pre zostupné alebo ZA pre vzostupné.
   • Ak máte ďalšie pravidlo triedenia, ktoré chcete použiť, kliknite na Pridať ďalší stĺpec zoradenia . Poradie vašich pravidiel určí, ako sa bude triedenie vykonávať.
   • Kliknutím na ikonu Kôš napravo od pravidla ju môžete odstrániť.
6. Dokončite kliknutím na tlačidlo Zoradiť a váš rozsah bude zoradený podľa vašich pravidiel.

Filtrovanie údajov

Pridanie filtrov k vašim údajom vám umožní skryť údaje, ktoré nechcete vidieť. Po vypnutí filtra budete mať stále k dispozícii všetky svoje údaje. Filtre a zobrazenia filtrov pomáhajú analyzovať súbory údajov v tabuľkách.

Filtre sa uprednostňujú, keď:

• Keď má každý, kto má prístup k vašej tabuľke, pri otvorení zobrazený konkrétny filter.
• Chceli by ste, aby viditeľné údaje zostali po použití filtra aj naďalej zoradené.

Zatiaľ čo zobrazenia filtra sú užitočnejšie, ak:

• Chcete pomenovať a uložiť viac zobrazení.
• Pre tabuľky používajúce tabuľku je potrebných viac zobrazení. Filtre sú zapnuté jednotlivou osobou, čo im umožňuje prezerať rôzne filtre súčasne, keď môže tabuľku používať aj niekto iný.
• Zdieľanie rôznych filtrov s ľuďmi je dôležité. Rôznym ľuďom, ktorí pracujú na hárku, môžu byť zasielané rôzne odkazy na zobrazenie filtra, ktoré poskytujú každému, kto pracuje na hárku, najdôležitejšie informácie špecifické pre jednotlivca.

Nezabudnite, že filtre je možné importovať a exportovať podľa potreby, zatiaľ čo zobrazenia filtrov nie.

Používanie filtrov vo vnútri tabuľky Google

Po pridaní filtra do tabuľky môžu tieto filtre vidieť aj ostatní používatelia, ktorí túto tabuľku prezerajú. To tiež znamená, že filter môže zmeniť ktokoľvek s oprávnením na úpravy. Filter je vynikajúci spôsob, ako dočasne skryť údaje v tabuľke.

Ak chcete filtrovať svoje údaje:

1. V prehliadači (preferovaný Google Chrome) otvorte tabuľku v Tabuľkách Google.
2. Vyberte oblasť buniek, ktorú chcete filtrovať, pomocou rovnakých metód, aké sú podrobne opísané v článku v časti Triedenie údajov .
3. Kliknite na kartu „Údaje“ a potom vyberte možnosť Vytvoriť filter . Týmto umiestnite ikonu filtra do prvej bunky vo vybratom rozsahu. Všetky bunky v rozsahu filtra budú uzavreté na zelenom okraji.
4. Kliknutím na ikonu Filter zobrazíte nasledujúce možnosti filtra:
   • Filtrovať podľa podmienok - vyberte si zo zoznamu podmienok alebo napíšte svoje vlastné. Napríklad, ak je bunka prázdna, ak sú údaje menšie ako určité číslo alebo ak text obsahuje určité písmeno alebo frázu.
   • Filtrovať podľa hodnôt - Zrušte začiarknutie všetkých údajových bodov, ktoré chcete skryť, a kliknite na tlačidlo OK. Ak si chcete zvoliť všetky údajové body, kliknite na Vybrať všetko . Kliknutím na tlačidlo Vymazať môžete tiež zrušiť začiarknutie všetkých údajových bodov.
   • Hľadať - Vyhľadajte údajové body zadaním do vyhľadávacieho poľa. Napríklad zadaním „J“ sa váš zoznam skráti na mená, ktoré začínajú na J.
5. Ak chcete filter deaktivovať, znova kliknite na kartu Údaje a potom vyberte možnosť Vypnúť filter .
   • Dáta je možné triediť, keď je filter na svojom mieste a je povolený.
   • Pri výbere zoradenia budú zoradené iba údaje vo filtrovanom rozsahu.

Vytvorenie zobrazenia filtra

Ak chcete vytvoriť, uložiť alebo odstrániť zobrazenie filtra:

1. V prehliadači (preferovaný Google Chrome) otvorte tabuľku v Tabuľkách Google.
2. Kliknite na kartu „Údaje“ a potom vyberte položku Filtrovať zobrazenia … a potom Vytvoriť nové zobrazenie filtra .
3. Zobrazenie filtra sa automaticky uloží. Teraz môžete zoradiť a filtrovať ktorékoľvek z požadovaných údajov.
4. Zatvorte zobrazenie filtra kliknutím na „X“ v pravom hornom rohu tabuľky.
5. Kliknutím na ikonu Ozubené koleso v pravom hornom rohu tabuľky získate jednu z nasledujúcich možností:
   • Premenovať - zmena názvu zobrazenia filtra.
   • Rozsah aktualizácií - nie je to také dôležité, ako môžete urobiť priamo v samotnom zobrazení filtra. Umožňuje zmeniť rozsah buniek vybratých pre zobrazenie filtra.
   • Duplikovať - Vytvorí identickú kópiu ako aktuálne zobrazenie filtra.
   • Odstrániť - Vymaže zobrazenie filtra.

Tabuľky Google: abecedné zoradenie na pracovnej ploche

Postup zoradenia rozsahu buniek podľa abecedy na pracovnej ploche:

1. V prehliadači (preferovaný Google Chrome) otvorte tabuľku v Tabuľkách Google.
2. Vyberte údaje, ktoré chcete zoradiť naraz. Je to dôležité, aby nedošlo k preskupeniu ďalších častí tabuľky, ktoré nemusia korelovať s požadovaným rozsahom.
   • Zvýraznite hornú bunku v stĺpci s údajmi až po poslednú bunku.
3. Kliknite na kartu Údaje a potom vyberte jednu z nasledujúcich možností:
   • Zoradiť rozsah podľa stĺpca, A → Z - zoradí všetky vybrané údaje v rozsahu do abecedného poradia bez narušenia ostatných oblastí tabuľky.
   • Zoradiť hárok podľa stĺpca, A → Z - Týmto upravíte všetky údaje v tabuľke podľa abecedy v korelácii so zvýrazneným rozsahom údajov.
4. Vaše údaje by teraz mali mať svoje údaje usporiadané podľa abecedy.
   • Ak máte pocit, že ste urobili chybu, môžete ju ľahko opraviť stlačením klávesov Ctrl + Z (Windows) alebo ⌘ Command + Z (Mac), čím zrušíte posledné triedenie údajov.

Abecedne usporiadajte údaje automaticky pomocou vzorca

Aj keď je možné predchádzajúce kroky považovať za automatické, je tu ešte stále trochu manuálneho zadávania. To je úplne prijateľné pre väčšinu používateľov tabuľky, ktorí nechcú byť príliš odborní na vzorce a funkcie.

Existujú však niektorí, ktorí by uprednostnili prístup „plne automatický“ pred situáciou v abecednom poradí údajov. Možno budete chcieť, aby boli údaje automaticky usporiadané do stĺpca. To znamená, že vždy, keď sa do stĺpca vložia nové informácie, údaje sa automaticky aktualizujú podľa abecedy bez narušenia zvyšku tabuľky.

Ak chcete automaticky zoradiť údaje stĺpca podľa abecedy:

1. V prehliadači (preferovaný Google Chrome) otvorte tabuľku v Tabuľkách Google.
2. Zvýraznite bunku, ktorá automaticky zobrazí výsledky pre údaje, ktoré chcete abecedne zoradiť.
3. Vo vnútri bunky zadajte nasledujúci vzorec = sort (A2: B, 1, TRUE) a potom stlačte kláves Enter .
   • A2: B je požadovaný rozsah údajov, ktorý je potrebné triediť. Upravte ju podľa vlastných potrieb tabuľky.
   • Číslo 1 sa vzťahuje na číslo stĺpca, na ktorom budú triedené údaje založené. Znovu ju upravte podľa potrieb tabuľky.
   • Dáta vo vzorci sú automaticky usporiadané vzostupne. Ak chcete zoradiť údaje v zostupnom poradí, zmeňte hodnotu TRUE na false .

Všetky nové alebo upravené údaje zadané do stĺpca sa teraz zoradia automaticky.

Tabuľky Google: abecedné zoradenie na mobilnom zariadení

Postup zoradenia rozsahu buniek podľa abecedy v mobilnom zariadení:

1. Spustite aplikáciu Tabuľky Google (Android / iOS) a prihláste sa pomocou svojich poverení.
2. Vyberte hárok Google, ktorý chcete upraviť, klepnutím na tabuľku. Možno bude potrebné, aby ste ho našli, ak máte uložené viac listov.
3. Vyhľadajte stĺpec s údajmi, ktoré chcete abecedne zoradiť, a klepnite na písmeno v tomto stĺpci. Nachádza sa v hornej časti stĺpca. Tým sa zvýraznia všetky údaje v stĺpci.
4. Znova klepnite na písmeno a otvorte malú ponuku.
5. V ponuke klepnite na šípku „Viac“, kým nenájdete možnosť Zoradiť A - Z.
   • Ak používate mobilné zariadenie s Androidom, budete musieť klepnúť na ikonu, ktorá vyzerá ako tri zvisle (alebo vodorovne, v závislosti od verzie) naskladaných bodov. Posuňte zobrazenie nadol, kým nenájdete možnosť Triediť A - Z.

Ak klepnete na Zoradiť A - Z, údaje v stĺpci sa usporiadajú podľa abecedy.