Význam týchto dvoch výrazov mohol byť pre všetkých zrejmý, keď sme prvýkrát začali používať e-mail, ale dnes sú už dosť zastaralé. CC aj BCC sú spôsoby odosielania kópií toho istého e-mailu viacerým príjemcom. CC znamená „Carbon Copy“ a BCC znamená „Blind Carbon Copy“. Rozdiel medzi nimi je, že každý príjemca vidí adresy, ktoré pridáte do poľa CC, zatiaľ čo adresy v poli BCC nie sú viditeľné pre žiadnych.
Prečítajte si tiež článok Najlepší poskytovatelia bezplatných e-mailových služieb
Polia troch príjemcov
Rovnako jednoduché je pridať e-mailové adresy ľudí do niektorého z týchto polí. Vždy by ste však mali zvážiť, kto potrebuje konkrétny e-mail a ako. Závisí to od vecí, ako sú vaše vzťahy, organizácia, pre ktorú pracujete, jej kultúra a umiestnenie.
Ľudia často používajú tieto polia nevhodne. Účel e-mailu je preto menej komplexný pre tých, ktorí ho prijímajú. Ak ich však používate správne, môže to pomôcť vašim príjemcom vedieť, či čítanie e-mailov by malo patriť medzi ich priority alebo nie.
Adresy môžete zadať do nasledujúcich troch polí:
Komu - Príjemcami v tejto oblasti sú hlavné publikum správy.
CC - Títo príjemcovia dostanú kópiu správy, takže je takmer rovnaká ako pridávanie ľudí do poľa Komu.
BCC - Odosielateľ môže diskrétne informovať o prebiehajúcej komunikácii iné osoby. Ich adresy neuvidí nikto iný.
Ľudia tiež používajú BCC, keď nechcú zamieňať ostatných s šialene dlhým zoznamom adries. Okrem toho je to dobrá voľba, keď sa príjemcovia nemusia nevyhnutne vzájomne poznať. Je tiež dôležité poznamenať, že ani v prípade CC, ani v BCC sa neuvidia odpovede ostatných príjemcov.
Ako používať pole Komu
Ak chcete osloviť osem ľudí, môžete do poľa Komu vložiť jednu adresu a zvyšných sedem do poľa CC. Ale všetkých osem z nich môžete umiestniť do poľa Komu. Nerobí to nijaký rozdiel, pretože všetci dostanú rovnaký e-mail. Budú mať možnosť vidieť aj ostatných príjemcov.
Ak však praktikujete správnu e-mailovú etiketu, veci sú trochu iné. V takom prípade by ste mali pridať iba príjemcov, ktorých sa vaša správa priamo týka. Ak teda chcete požiadať určitých jednotlivcov, aby podnikli nejaké kroky, vložte ich do poľa Komu. Mená kohokoľvek, koho tam zadáte, by mali byť uvedené na začiatku e-mailu. Malo by stačiť niečo jednoduché ako „Drahá Andrea, Samantha a John“.
Stručne povedané, pomocou poľa Komu zacieľte na tých, ktorých chcete vyzvať, aby podnikli kroky.
Ako používať pole CC
Keď zadávate adresy do poľa CC, zoznam, ktorý vytvoríte, bude viditeľný pre všetkých príjemcov. Hlavnou funkciou poľa CC je informovať ostatných príjemcov, že táto konkrétna komunikácia prebieha. Ak do tohto poľa vložíte adresu, je to ako povedať „iba pre informáciu“. V takom prípade by ste mali od príjemcov očakávať iba „dobrú informáciu“.
Ľudia tiež označujú CC ako „kópiu zdvorilosti“.
Ako používať pole BCC
Adresu kohokoľvek, koho zadáte do poľa BCC, neuvidí žiaden z príjemcov v poliach To a CC. Ak chcete, aby niekto videl obsah e-mailu, ale nevykonal žiadne kroky, pridajte jeho adresu do BCC. Je to tiež dobrá možnosť použiť, keď chcete zdieľať rovnaké informácie so skupinou ľudí naraz, ale nechcete, aby niekto z nich videl, kto ich prijíma.
Pole BCC je tiež veľmi užitočné v citlivých situáciách alebo argumentoch. Je to tajný spôsob, ako nechať niekoho iného počúvať bez toho, aby o tom príjemca vedel. Napríklad, adresu zákazníka môžete pridať do poľa BCC, keď zákazník požaduje vrátenie platby.
Ako používať tlačidlo Odpovedať všetkým
Ak ste príjemcom e-mailu a chcete odpovedať odosielateľovi, máte dve možnosti - Odpovedať a Odpovedať všetkým. Tlačidlo Odpovedať vám umožňuje priamo odpovedať odosielateľovi, aby vašu správu nemohli vidieť žiadni ďalší príjemcovia. K dispozícii je tiež tlačidlo Odpovedať všetkým, ktoré automaticky odošle vašu odpoveď všetkým príjemcom, ktorých adresy sú v poliach Komu a CC.
Aj keď je to vhodné, tlačidlo Odpovedať všetkým nie je vždy dobrá voľba. Túto správu by ste mali používať iba vtedy, keď je dôležité, aby vašu správu dostali všetci príjemcovia.
Väčšina používateľov klikne alebo klepne na toto tlačidlo bez toho, aby si to uvedomili. To môže byť dosť nepríjemné pre príjemcov, ktorí sa o vašu odpoveď nezaujímajú. Kliknutie na toto tlačidlo náhodou môže byť tiež veľmi nepríjemné, najmä ak zdieľate osobné informácie s odosielateľom a nechcete, aby si ho prečítali ostatní účastníci. Uvedomenie si toho, ako používate túto funkciu, môže všetkým zúčastneným ušetriť veľa frustrácie.
Tlačidlo Odpovedať všetkým používajte iba vtedy, keď je absolútne nevyhnutné, aby pôvodný autor a všetci ostatní v zozname príjemcov videli vašu odpoveď. Dobrým príkladom toho sú skupinové diskusie o pracovných projektoch.
Nepoužívajte možnosť Odpovedať všetkým, keď:
- Existuje aspoň jeden príjemca, ktorý nemusí vidieť vašu odpoveď
- Vaša správa je niečo veľmi jednoduchého ako „Dobre“ alebo „Ďakujem!“
Čo by ste mali mať na pamäti
Nezabudnite vždy sledovať, komu odosielate e-mail a prečo. Opatrne použite polia To, CC a BCC a vaša e-mailová etiketa sa výrazne zlepší.
Mali by ste tiež sledovať, či ste adresát (Komu) alebo či ste dostali kópiu (CC). Týmto spôsobom sa môžete rozhodnúť, či e-mail vyžaduje vašu okamžitú pozornosť alebo nie.
Pri odpovedaní na e-maily je vždy najlepšie poslať štandardnú odpoveď a pridať ďalších príjemcov manuálne. Môžete tiež skopírovať ich adresy z pôvodného e-mailu, aby ste ich uľahčili. V každom prípade však ešte predtým, ako stlačíte tlačidlo „Odoslať“, skontrolujte zoznam príjemcov.
